1.4. Помогут ли документы сэкономить деньги клуба
Рано или поздно руководитель любого детского клуба начинает задумываться о приведении всех бумаг в порядок. Как показывает практика, лучше сделать это раньше, чем позже. Для этого есть много причин, основная из которых, конечно, различные проверки. Не надо думать, что детские клубы не проверяют. Вот наш клуб уже успели проверить три разные организации – в октябре 2013 года была выездная проверка трудовой инспекции, в мае 2015 года – СЭС, а в августе налоговая инспекция почтила наш клуб своим присутствием. Многие детские центры по всей стране проверяют (штрафы в зависимости от состояния документов бывают самые разные).
По своему опыту могу сказать, что в ведении документации нет ничего сложного. Тут есть два главных момента: 1) знать то, что надо делать. Многие руководители детских клубов даже понятия не имеют, какие документы должны быть в развивающем центре. К большому сожалению, получить список этих документов ни в одной из организаций невозможно, но ориентиры существуют; 2) должна быть отлажена система работы с документами, которая позволяет не забыть ни об одной важной бумажке.
Рассмотрим каждый пункт подробнее. Сначала надо понять, какие документы и в какое время мы должны составлять или заполнять. Запомните, что всем тем, что связано с бухгалтерией, должен заниматься профессиональный бухгалтер. Его необходимо официально трудоустроить, иначе нужного качества работы вы никогда не получите, ведь по документам значиться главным бухгалтером будете вы, следовательно, и вся ответственность – на вас.
Многие руководители детских клубов пытаются сэкономить на бухгалтере и на стадии открытия либо пытаются сами вести бухгалтерию, либо в лучшем случае берут на работу знакомую знакомой или соседку, договариваясь о небольшой неофициальной оплате. Например, на данный момент в Москве ставка официального трудоустройства бухгалтера в детский клуб – 15 тысяч рублей, а с «подругой» можно договориться и за 5 тысяч рублей. Экономия налицо. Но в 100 % случаев оказывается, что «подруги» бухгалтерией практически не занимаются, а просто сдают отчеты в налоговую и другие организации. Отчеты, конечно, обязательно надо сдавать, но, помимо них, есть еще масса другой работы – заполнение кассовых отчетов, ведение документации по банку, составление авансовых отчетов, контроль по хозяйственным договорам и т. д. Эта масса бумаг, которая ежемесячно скапливается в маленьком детском клубе, должна быть распечатана, подписана и подшита в папку.