В правых столбцах ставили даты предоставления и свои подписи, чтобы знать, кто вложил, и подписи бухгалтеров, кто принял. Также справа выделили столбцы на возврат из бухгалтерии с указанием причины и столбцы для нового приема. То есть Лист учета представлял из себя достаточно мелко расчерченную таблицу, в которую постепенно вносились данные о принимаемых документах.
В нашем отделе взять документы у декретницы мог любой работник. Принятые документы он сразу же вкладывал в имеющийся файл (или заводил новый, если принесен был первый документ). Этот же работник смотрел по Листу учета, готов ли комплект для передачи в бухгалтерию. Если готов, то вытаскивал файл из папки и передавал работнику, который занимался декретниками. Если до полного комплекта не хватало документов, то просто отмечал в Листе учета прием очередной бумаженки.
Конечно, о комплектах речь, в основном, шла при оформлении отпуска по уходу за ребенком.
Модернизация стандартных документов
Нельзя обойти стороной и стандартные документы. Например, форма приказов по личному составу или Штатного расписания не совсем удовлетворяла наши потребности. У нас в Компании был документ «Инструкция по кадровому делопроизводству». В ней мы утвердили свои формы кадровых документов. Но в любом случае, за основу брали стандартные формы, поэтому на первый взгляд наши документы были очень похожи на стандартные.
Мне уже сложно вспомнить, каков изначально рекомендуемый приказ об увольнении. Мы у себя добавили в него удобные для нас пункты. В частности, сколько дней неиспользованного отпуска осталось у работника. Эта функция прекрасно автоматизируется и выводится в стандартный шаблон без участия кадровика. При увольнении по соглашению сторон мы сразу указывали в приказе размер оговоренной суммы. Также при сокращении мы вывели в приказ об увольнении фразу о выплате соответствующего пособия без указания размера (просто общую фразу из Трудового Кодекса).
Эти добавки, кстати, удобны не только кадровикам, но и бухгалтерам, а также и увольняющимся работникам. Читая приказ, они уже не спрашивают, а будут ли им выплачены отпускные, и сколько их накопилось. Бухгалтера также не задают подобных вопросов. Более того, бухгалтера по внешнему виду сразу отличают приказы с выплатами от обычных.
Естественно, бухгалтера должны ориентироваться по статьям увольнения и дополнительным соглашениям. Но мы с досадной регулярностью сталкивались с тем, что бухгалтер в запарке гнал все увольнения «по собственному желанию», упуская из виду, что статьи в приказе неплохо бы и читать. Самое смешное, что вину в таких случаях пытались свались на кадры. Это же мы не обратили внимание расчетчика, что увольнение не простое. Да и последствия разгребать также приходилось кадрам. Так что изменение шаблона приказа было вопросом времени.