1.2. Личное дело – обязанность или право?
Формирование, ведение, учет и хранение личных дел является обязательным не для всех работодателей. Коммерческие организации, не являющиеся источником комплектования гос. и мун. архивов, и индивидуальные предприниматели могут не вести личные дела сотрудников, но на практике многие из них все же делают это для систематизации делопроизводства, а также для быстрого и удобного поиска нужных сведений о деятельности конкретного работника, содержащихся в кадровых документах его личного дела. Т. е. для коммерческих (частных) организаций ведение личных дел своих сотрудников – это право, а не обязанность. К тому же, работодатель вправе сам решать на какие категории сотрудников заводить личные дела в его компании.
Т. к. для коммерческих организаций законодательством не предусмотрен конкретный порядок работы с личными делами, организация-работодатель также определяет его самостоятельно. Состав личных дел, требования к процедуре их оформления, ведения и передачи на архивное хранение рекомендовано зафиксировать в локальном нормативном акте организации (пример в Положении о ведении личных дел (см. в разделе 5). При этом необходимо обязательно учитывать требования Федерального закона от 27.07.2006 №152-ФЗ «О персональных данных» (далее – ФЗ 152). Запрашивать и хранить излишнюю информацию о работнике строго воспрещается, а в личные дела нельзя помещать документы, содержащие перс. данные работника (копии паспорта, СНИЛС, ИНН и др.) чтобы не нарушить его права и законодательство РФ, избежать штрафов со стороны проверяющих органов (подробнее в разделе 2).
Что же касается государственных служащих, то личные дела на них заводятся в обязательном порядке по месту прохождения службы (в федеральных, государственных и муниципальных ведомствах, организациях и учреждениях). Обязанность по формированию, учету и хранению личных дел госслужащих и лиц, к ним приравненных, регламентируется Федеральным законом от 27.07.2004 №79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации» и Федеральным законом от 02.03.2007 №25-ФЗ «О муниципальной службе в Российской Федерации».
В государственных организациях и учреждениях работа с личными делами имеет свои особенности. Список документов, входящих в личное дело, намного больше, а многие из них содержат персональные данные, сведения о доходах и расходах сотрудника, членов его семьи и др. в отличии от личных дел работников частных компаний.