Правило 21
Соблюдайте аккуратность, работая со сносками: с одной стороны, они поясняют текст, с другой – прерывают чтение. Мы часто не замечаем или игнорируем текст, вынесенный в сноски, в чем признавались даже некоторые судьи. По этой причине существенные положения лучше включать в основной текст.
Правило 22
Если у вас есть необходимость изложить ряд идей последовательно, используйте перечни, с нумерацией или без нее. Помните также, что графики и картинки нередко бывают понятнее тысячи слов. Однако если их настолько много, что чтение текста становится трудным, лучше вынести их в приложения к документу.
О редактировании и форматировании
У английских юристов есть выражение: «Assumption is the mother of all f…ups» («Предположение – мать всех провалов»). Как бы вы ни были уверены в качестве своего документа, перечитывайте его. Редактура никогда не бывает лишней.
В чем заключается редактирование? Конечно же, в проверке необходимости и достаточности текста. В устранении грамматических и стилистических ошибок, в том числе опечаток, противоречий, двусмысленности и неточностей (хронологических и фактологических), улучшении тона и стиля. Нужно перепроверить нумерацию, ссылки и установить, единообразно ли форматирование, соответствует ли документ принятому в организации корпоративному стилю (house style). Удобство корпоративного стиля в том, что он дает четкие ориентиры и позволяет быстрее обнаружить ошибки. Редактура вдвойне актуальна, когда документ составляет группа юристов. В этом случае необходимо привести к единообразию не только форматирование, но и стиль.
NB. Не стоит слепо доверять автоматической проверке орфографии, потому что компьютер часто ошибается.
«Лайфхаки» редактирования:
1. Пройдитесь по заголовкам и «предложениям-темам» абзацев, убедитесь, что в документе присутствует логика.
2. Прочтите документ, представляя себя сторонним читателем. Это даст вам возможность увидеть, насколько понятно он написан.
3. Прочтите документ вслух. Если он написан нескладно, с нарушением мелодики языка, то будет так же звучать.
4. Отложите текст на такое количество времени, какое есть в вашем распоряжении (пять минут, час, сутки). Вернитесь и перечитайте.
5. Дайте прочитать документ кому-то из коллег.
Качественное форматирование делает документ презентабельным. Оно облегчает чтение и восприятие текста, показывает, что автор серьезно к нему относится. Можно составить идеальный по содержанию юридический документ, но если он будет небрежно отформатирован, то не вызовет доверия у читателя.