Поскольку организация создается людьми и стремится постоянно к усложнению своей структуры и технологии, то становится невозможным эффективно контролировать действия членов организации на неформальном уровне или уровне самоуправления. В связи с этим и возникает потребность в специфическом органе по управлению организацией и профессиональных управляющих. Приведем характерные особенности группы. Члены группы идентифицируют себя и свои действия с группой в целом и тем самым во внешних взаимодействиях выступают как бы от имени группы. Человек говорит не о себе, а о группе в целом, употребляя местоимения: мы, у нас, наши, нам и т.п. Взаимодействие между членами группы носит характер непосредственных контактов, личного разговора, наблюдения поведения друг друга и т.п. В группе люди непосредственно общаются друг с другом, придавая формальным взаимодействиям «человеческую» форму.
В группе наряду с формальным распределением ролей, если таковое существует, обязательно складывается неформальное распределение ролей, обычно признаваемое группой. Одни члены группы берут на себя роль генераторов идей, другие склонны к координации усилий членов группы, третьи заботятся о взаимоотношениях в группе, о поддержании хорошего климата в коллективе, четвертые следят за тем, чтобы был порядок в работе, все выполнялось в срок и доводилось до конца. Есть люди, которые выполняют роль структуризаторов, – они ставят перед группой цели, отслеживают влияние окружения на решаемые группой задачи.
Формальные группы – это «узаконенные» группы, которые обычно выделяются как структурные подразделения организации. Они имеют формально назначенного руководителя, формально определенную структуру ролей, должностей и позиций внутри группы, а также формально закрепленные за ними функции и задачи. В обиходной речи слову «формальный» присущ негативный оттенок, означающий незаинтересованность в результатах, равнодушное отношение к выполнению должностных обязанностей. И действительно, злоупотребление формальностями ведет к различного рода бюрократическим извращениям. Однако формальное имеет ряд достоинств:
• делает общим достоянием полученные знания и основывающиеся на них передовые технологии и приемы работ;
• устанавливает единые нормы и правила для всех, чем исключает произвол и способствует объективизации деятельности;