Следует помнить, что в современном мире время – это деньги. Поэтому его следует использовать эффективно. Только 20% усилий дают 80% результата по известному закону Парето.
Как рационально управлять своим временем?
1. Построить хронометраж рабочего дня. Проанализировать его на предмет полезности и бесполезности для достижения стратегической цели.
2. Расставить приоритеты в задачах и планировать деятельность.
Часто для расстановки приоритетов используют матрицу Эйзенхауэра. Все задачи делим на четыре группы по принципу важность/срочность:
1) не важно – не срочно (чтение телеграмм-каналов, просмотр сериалов и др.). Не занимаемся этими задачами или делегируем.
2) важно – не срочно (оформить социальные сети, провести профессиональную фотосессию, провести коуч-сессию с наставником и др.). Это задачи, которым следует уделить наибольшее время.
3) срочно – не важно (отметить день рождения коллеги, выслушать презентацию продуктовой линейки банковского работника и др.). Отвлекающие задачи, которым лучше не уделять много времени.
4) важно- срочно (отправить макет дизайна заказчику за час до дедлайна, ответить на сто сообщений от подписчиков в социальных сетях и др.). В идеале таких задач не должно быть. Они возникают из-за неправильного распределения времени и усилий, прокрастинации или лени.
В тайм-менеджменте существуют много методов планирования. Наиболее популярные – методы «Канбан», «Поглощение слона» (или «метод Швейцарского сыра») и «Помидоро» (метод кухонного таймера).
По первому методу все задачи ежедневно распределяем по трем столбикам канбан-доски: выполнить, в работе, выполнено. Обычно для этого используют приложение Trello или простые бумажные стикеры.
Второй метод применяется для решения масштабных и важных задач, или «слонов». Например, написание книги, онлайн-курса, открытие фабрики и др. Единственно возможный способ съесть громадного «слона» – разделить его на маленькие «бифштексы» и каждый день съедать по одному кусочку.
Техника «Помодоро» состоит из пяти этапов: выбрать задачу; установить таймер на 25 минут («помидор»); работать над задачей, ни на чтоне отвлекаясь, пока не прозвенит таймер; сделать короткий перерыв 3-5 минут; после четырех «помидоров» (отрезков времени) сделать большой перерыв на15- 30 минут. Для реализации данного метода используются такие приложения как FlatTomato, PomodoroTime.