Необходимо провести подготовку к проведению расследования несчастного случая. Помимо вышеперечисленных обязанностей работодатель (его представитель) обязан подготовить и выдать комиссии всю необходимую информацию о происшествии, сведения о пострадавшем. В первую очередь, следует подготовить действующие в организации локальные, организационно-распорядительные документы, регламентирующие систему управления охраной труда, в том числе обязанности и ответственность при решении вопросов охраны труда конкретных должностных лиц; оценку и управление профессиональными рисками; сведения о техническом состоянии оборудования, механизмов, инструмента, приспособлений и других предметов, если они были задействованы в момент происшествия. Перечень документов, с которыми комиссии необходимо ознакомиться в ходе расследования, зависит от обстоятельств каждого конкретного несчастного случая и специфики работ, при выполнении которых произошел несчастный случай.
Предоставлять комиссии необходимые документы следует только в оригинале, после чего с них снимают копии или делаются выписки. Согласно ГОСТ Р 7.0.8‑2013 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» копией является экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника. А заверенной является копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставлены реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость. Верность копии документа свидетельствуется подписью руководителя или уполномоченного на это лица и оттиском печати (если организация в деятельности использует печать). ГОСТ Р 6.30‑2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» регламентирует оформление записи на копии. Согласно п. 3.26 данного стандарта при заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют:
заверительную надпись «Верно»;
должность лица, заверившего копию;
личную подпись;
расшифровку подписи (инициалы, фамилию);
дату заверения.
Также необходимо предоставить комиссии по расследованию анализ производственного травматизма за предшествующий период, приказы (распоряжения) о привлечении к ответственности за нарушения правил и инструкций по охране труда пострадавшим (если таковые издавались).