Именно для таких девственников, как я, и были придуманы календари. Я говорю про электронные календари. Средства напоминания сейчас есть у многих, если не у всех корпоративных мессенджеров. Outlook, Яндекс.Почта, Почта.Mail.ru и другие программы, работающие с электронными письмами – все включают в себя средства напоминания.
Заводите встречи со временем группового обсуждения через год, через два, хоть через столетие, тут важно, чтобы сам сервис напоминаний был устойчивым и не отваливался. Если событие крайне важное – заводите несколько календарей.
У нас есть сервис, отвечающий за работу корпоративного планшета, взаимодействующий с электронной документацией. Продукт платный, а в работу планшета включена лицензия\сертификат. Лицензия выдаётся на период поддержки планшета, обычно срок действия – 365 дней. Через 365 дней сертификат заканчивает своё действие и планшет перестаёт работать. Средств уведомления о том, что сертификат скоро перестанет действовать, в программном обеспечении не зашито. Дату окончания действия можно узнать только через профиль пользователя. Так как с планшетами работают высшие руководящие структуры, то в профиль пользователя обычно редко кто заглядывает – правильнее сказать, что никто не заглядывает.
И мы договорились о правилах. Правила очень простые – это предупреждать заказчика об окончании срока службы действия сертификата за один месяц до его окончания. Так как в самом сервисе уведомлений никаких нет, а доработка стоит денег, и хотя данная задача и стоит в плане работ, но она не является приоритетной и болтается в бэклога со статусом сделаем, когда будет свободное время.
Так вот, чтобы не упустить момент того, когда всем нужно подпрыгнуть и взяться за работу – мы завели следующие правила по напоминаниям по данному сервису. А правило очень простое – есть календарь событий, в который заводится встреча на данное событие на год вперёд, подключаются все необходимые ответственные лица – это руководитель проекта, инженеры, группа разработки. Если есть опасения того, что данный календарь может не сработать, заводятся другие альтернативные календари на данное событие.
Мы все давно уже не девственники, но каждый раз действительно, как в первый раз. Важно решать вопросы не тогда, когда они происходят, а превентивно, с принятием мер заранее. А ещё важнее учиться на чужих ошибках, а не на своих. Вот, делюсь своим опытом.