Требуется: найти вход и выход процесса, зафиксировать действия с ответственными за каждый шаг.
Подсказка: для описания процесса стоит собрать рабочую группу из участников данного процесса, чтобы последовательно записать производственные этапы.
Решение
Для решения задачи необходимо включить логические рассуждения, предварительно задав вопросы участникам:
1. С какого действия начинается процесс заключения договора?
2. К кому обращается Контрагент для заключения договора?
3. Контрагент: Поставщик или Покупатель?
4. Кто контролирует юридическую проверку Контрагента?
5. Какие действия делают ответственный за заключение договора и юрист, который должен проверить договор?
6. Какими критериями проверки договора руководствуется юрист?
7. Что будет результатом процесса: договор в бумажном виде, договор в электронном формате, отправленный по системе Контур. Диадок[7], или скан-копия документа?
Эти и другие вопросы помогут детально проработать процесс, указать конкретные действия и зафиксировать последовательные шаги. Далее можно перейти к схематичному изображению, или построению архитектуры процесса. Об этом речь пойдет в главе 3.
Кейс производителя светодиодных светильников
Задача
Описать и оптимизировать бизнес-процесс «Согласование проектных цен для Дилера».
Проблемы внедрения
Первоначально согласованием специальных цен под проект для Дилеров занимался только коммерческий директор. Его часто не было на рабочем месте из-за встреч с потенциальными клиентами. И даже если удавалось пересечься с директором для уточнения цен, приходилось запрашивать расчет себестоимости у смежных подразделений. В учетной программе существовали отчеты только по одной позиции или одному артикулу, а в проекте таких позиций могло быть от одного до нескольких десятков. Таким образом, для ответа на запрос требовалось потратить от 15 минут до нескольких часов. Это вызывало негодование как менеджеров, которым нужно было оперативно информировать Клиента, так и Дилеров, которые должны были выдать решение по ценам.
Ситуация осложнялась тем, что все запросы прописывали в электронной почте. Отследить их в общем числе входящих писем было проблематично.
Решение
Для решения задачи собрали рабочую группу участников процесса. Входом в процесс определили запрос на снижение стоимости проекта от Дилера. Выходом обозначили расчет стоимости проекта с возможными сниженными ценами для Дилера.