) и рекомендовано при переписке деловых партнеров, если они не знакомы. Также в западном мире принято обращение по фамилии с использованием титулов адресатов: врачей, военных и священнослужителей (например,
«доктор Смит»).
Самопредставление в начале электронного письма
В начале сотрудничества с новым деловым партнером, в первом электронном письме к нему, после приветствия, рекомендуется произвести самопредставление, несмотря на то что контактная информация содержится и дублируется в конце письма в стандартной подписи.
Подобное самопредставление освежит в памяти партнера нюансы знакомства и ускорит понимание контекста нижеследующего электронного послания.
Вступительная часть
Далее следует обозначить цель написания данного электронного письма и сообщить адресату, что именно отправитель собирается делать – информировать, благодарить, предлагать, жаловаться, просить содействия или помощи, т. е. письмо необходимо начинать с описания ситуации или проблемы, делая это по возможности кратко.
Основная часть
После этого в основной части письма возможно описание подробностей ситуации, проблемы или выявленного. Например, что конкретно сделано, что нет, но начинать письмо лучше всегда с сути дела, излагая его по существу.
Если суть сообщения слишком негативна, а письмо направляется во внешнюю среду, например стороннему контрагенту, то его можно немного смягчить, сформулировав более аккуратно, например: «Настоящим информирую Вас, что работы находятся в приостановленном состоянии, что может явиться причиной срыва сроков сдачи объекта строительства в целом и повлечь за собой негативные последствия».
Заключительная часть
В заключении письма нужно говорить о результате, после чего делать вывод. Например: «Таким образом, по состоянию на 25 октября 2022 г. подрядчиком выполнены работы нулевого цикла в следующем объеме, а именно:
• разработан технический проект сооружения;
• подготовлен, дренирован и залит фундамент.
Как выяснилось в ходе переговоров с подрядчиком, сейчас строительство приостановлено из-за проблем с поставкой металлоконструкции, т. к. у завода-изготовителя закончился срок действия лицензии, и он ведет переговоры о ее продлении».
Если закончить письмо на этом, будет казаться, что письмо обрывается на середине, поэтому всегда необходимо делать логический вывод, а именно: