– нумерация страниц проставляется в обязательном порядке, если письмо длиннее одной страницы. Тогда начиная со второй страницы необходимо проставлять порядковые номера страниц. Правильным считается проставление номера посередине верхнего поля документа на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края страницы.
Официальные деловые письма на фирменном бланке компании
Официальные деловые письма, как упоминалась ранее, составляются на фирменном бланке организации. У каждой организации есть свой персональный, специально разработанный фирменный бланк, который служит ее визитной карточкой.
Реквизиты на фирменном бланке компании могут располагаться двумя способами, при этом оба варианта их расположения считаются правильными:
– с продольным расположением реквизитов, т. е. вверху по центру страницы;
– с угловым расположением реквизитов, т. е. в верхнем левом углу.
На некоторых производственных предприятиях советского времени, на многих заводах в глубинке фирменный бланк представляет собой лист форматом А4 со штампом организации в левом верхнем углу.
Независимо от качества разработки фирменного бланка, в нем должна быть обязательно указана следующая информация:
– название организации с указанием формы собственности;
– почтовый адрес с индексом;
– ИНН, КПП, ОГРН;
– банковские реквизиты;
– контактные данные (телефон/факс, email, сайт компании).
Шапка делового письма должна содержать обращение к адресату, а именно: его должность и ФИО, название компании и ее филиала (при наличии), зачастую адрес и телефон. Шапку иногда выделяют жирным шрифтом.
Шапка оформляется чуть ниже исходящего регистрационного номера и даты составления данного письма, которые регистрируются в специальном журнале регистрации входящей и исходящей документации.
Ниже можно указать тему письма, например: «Об участии в выставке или семинаре», «О задержке поставке продукции» и т. п., выделив ее жирным шрифтом.
Еще ниже оформляется обращение к адресату, в котором выражается уважение с помощью общепринятых слов уважаемый, уважаемая, господин, госпожа и его (ее) имени или имени-отчества, также в соответствии с правилами русского языка можно поставить восклицательный знак.
В предыдущем ГОСТе сокращения г-ну и г-же были недопустимы, в новом же это стало возможным. Однако, судя по опыту, лучше не сокращать подобного рода слова и писать обращение без сокращений, ведь одно слово не потребует много места и не займет много времени, а уважения к адресату и его благосклонности прибавит.