Автор письма должен придерживаться выбранной им точки зрения на протяжении всего письма – повествования. В противном случае адресату будет сложно уловить нить и проследить за изложением ситуации в тексте, в котором точка зрения постоянно меняется.
Тон делового письма
Выбранный тон при написании делового письма отражает отношение авторов документа к происходящему и должен быть уместен для различного вида событий и ситуаций.
Так, например, тон претензионного письма должен быть серьезным и официальным, ответа на рекламационное письмо – вежливым и понимающим, письменного выговора подчиненному – жестким и безапелляционным, а вот тон приглашения коллег на фуршет в честь дня рождения должен быть веселым и легким.
Определившись с нужным тоном, придерживаться его необходимо на протяжении всего делового письма. Внезапные перепады тона, как и настроения, дезориентируют адресата, создавая впечатление, что автор письма сам не определился в своем отношении к происходящему или не уверен в том, о чем он пишет.
Примеры стандартных, вежливо-нейтральных фраз и формулировок в деловых письмах
1. Настоящим сообщаем Вам, что…
2. Обращаем Ваше внимание на то, что…
3. Доводим до Вашего сведения…
4. Во избежание… просим Вас…
5. Просим Вас предоставить информацию о… (для…)…
6. Предлагаем Вам рассмотреть возможность…
Время в деловом письме
Время в деловом письме показывает, когда происходит действие, событие, сложилась ситуация или возникла проблема: в настоящем, прошлом или будущем.
Как известно, для убедительности делового письма необходимо использовать больше фактов, в том числе и временны́х, т. е. указывать конкретные даты и время и ссылаться на них. Таким образом, вместо написания в претензионном письме формулировки «В ТМЦ, поставленных Вами на стройплощадку на прошлой неделе, выявлено отклонение по качеству, а именно…», лучше писать так: «В поставке ТМЦ от 25.07.2021 года, доставленных на стройплощадку в 11 часов 30 минут 25.07.2021 г. по ТТН № 558 от 25.07.2021 г., выявлено существенное отклонение по качеству, а именно…».
Если в письме от делового партнера нет точного указания времени и даты, например: «Мы получили ваш сломанный компьютер вчера, и он будет починен на следующей неделе», то следует выбирать и вести отчет от того времени, когда был составлен документ либо когда он был получен.