В этой трактовке понятия документа выделим три момента:
1) Информация – сведения о содержании документа, его смысловая часть.
2) Материальный носитель – то, на чем сохранена информация данного документа. Это может быть бумага, магнитный диск и т.д.
3) Реквизиты, позволяющие идентифицировать документ (установить его подлинность): подпись должностного лица, фирменный знак, печать и т.д.
Эти три момента имеют особое значение, например, при работе с электронной почтой на ПК.
Кризисная ситуация с ростом объемов информации, которую должен сегодня обрабатывать каждый из нас, и невозможностью нашего организма сколько-нибудь успешно справится с этим, видна даже на бытовом уровне.
Представьте себя в своей квартире. Вы смотрите телевизор. Раздается звонок по телефону. Вы продолжаете смотреть телевизор и пытаетесь одновременно разговаривать по телефону. С трудом, но получается. Вернее, Вам кажется, что получается. На самом деле, если по телевизору передают что-то важное или требует особого внимания разговор по телефону, то, скорее всего, какая-то часть информации или от одного или от другого источника будет утрачена или искажена. Раздается звонок в дверь и появляется третий источник информации в лице ваших соседей или знакомых. Можно, конечно, пойти открывать дверь, продолжая разговаривать по телефону (особенно, если телефон мобильный), но информацию, передаваемую по телевизору, в этот момент Вы точно потеряете. А ведь может еще включиться и радио с сигналами оповещения по гражданской обороне?
Если выход из такой ситуации?
Есть. – Обратиться за помощью к тем или иным средствам оргтехники или автоматизации. Например, записать телевизионную передачу. Или принять информацию по телефону на факсимильный аппарат.
В мире деловой и коммерческой информации ситуация еще хуже.
Лавинообразный рост объемов деловой и коммерческой информации в мире и невозможность качественной и своевременной обработки ее «вручную» (традиционными способами) и привели к необходимости широкого применения средств автоматизации (и, прежде всего, компьютеров).
Под средствами автоматизации в дальнейшем будем понимать компьютер, ксерокс, факс и т.п.
Решением проблем, связанных с необходимостью эффективного использования этих (и других) средств на всех этапах информационного процесса и занимается