Ориентироваться в сложной системе делопроизводства и большом объеме материалов III Отделения позволяли «алфавиты» – своеобразные каталоги. Наиболее известен «Общий алфавит делам», в который заносились фамилии лиц, фигурирующих в документах всех пяти экспедиций III Отделения. Алфавит представляет собой двенадцать большеформатных книг размером 57 × 67 см, и хотя грешит некоторой неполнотой, так как до 1870 г. в него заносились лишь фамилии лиц, указанных на обложках дел, очень активно используется и в настоящее время. В экспедициях велись и другие разнообразные алфавиты, в том числе и алфавиты иностранцев. Они заполнялись как в самой 3-ей экспедиции, так и в справочном отделе. Помимо общих списков иностранцев по губерниям, хронологически доходящих до 1853 г., велись алфавиты о принятии в подданство и общие годовые алфавиты о въехавших в Петербург. Последние наиболее интересны, так как наряду с общими сведениями об иностранце, фиксировали его приметы, цель приезда в Россию и местожительство в Петербурге. Так, 3 ноября 1856 г. в алфавите III Отделения был отмечен «австрийский подданный, капельмейстер Иоганн Страус. Лет – 30, рост – средний, волосы – темно-русые, глаза – карие, лицо – овальное. Жительство – зала в Павловске»[45]. По существующим правилам въезда в Россию все прибывающие в Петербург должны были обязательно являться для регистрации в III Отделение, иногда они даже сами заполняли графы регистрационного журнала. К примеру, 17 июля 1858 г. в журнале оставил свою витиеватую подпись, приехавший «для своего удовольствия» Александр Дюма-отец[46].
Предварительный просмотр дел III Отделения о въезде, выезде, пребывании иностранных граждан в России позволяет сделать некоторые заключения, выводы и наблюдения. Каждый желающий приехать в Российскую империю первоначально являлся в наше посольство или консульство для получения соответствующего заграничного паспорта. Таковой документ выдавался лишь на основании соответствующих свидетельств или удостоверений, а также при наличии «одобрительного о себе отзыва». Посольства и миссии должны были собрать о просителе справки и «если обнаружится, что привержен он к партии пронырливой и вредной, отказать ему в паспорте»[47]. Списки лиц, получивших паспорта на въезд в Россию, отсылались в российский МИД. Паспорт предъявлялся на погранзаставе, где делалась в нем надпись о маршруте проезда. Затем иностранец являлся в первый на пути губернский город, где регистрировался в губернаторской канцелярии, отдавал свой заграничный паспорт и получал «билет для следования по империи». Паспорта вместе с ведомостями о прибывших губернаторы отсылали в III Отделение. В 1830-е гг. некоторые посольства, например, французское и австрийское, получили разрешение забирать паспорта своих подданных в посольства