Процесс: управление действиями
Чтобы не забивать свою память списками задач, вам нужно понять две вещи:
♦ вы не в состоянии управлять всеми потоками информации – вы не мировой суперкомпьютер;
♦ вы не можете управлять приоритетами – просто примите их, как данность.
Главным вопросом для вас станет принятие решения о том, чем именно и как заниматься в каждый момент времени. Это и есть то самое управление действиями, которое поднимет уровень вашей эффективности в разы. Используйте для этого несколько подходов:
♦ применяйте принцип «снизу вверх» – начинайте с самых простых ежедневных задач, возьмите под контроль рутинные дела перед тем, как подходить к основным личным и корпоративным проблемам;
♦ практикуйте управление и по горизонтали, и по вертикали – горизонтальное планирование поможет выстроить связи и скоординировать все ваши дела и проекты. Вертикальное – поможет сконцентрироваться на индивидуальных решениях для каждой проблемы;
♦ не держите задачи в голове – это ключевой подход для повышения личной продуктивности и снижения стресса. Все коучи и бизнес-тренеры учат: чем больше вы стараетесь помнить, тем меньше вы успеваете сделать. Составляйте списки необходимых срочных и несрочных дел в той форме, которая вам удобна.
Разгрузите свою «оперативную память» с помощью этих нехитрых подходов, и сконцентрируйтесь на идеях, а не на текучке – и ваше сознание обязательно отблагодарит вас за это.
Глава 2. Жизнь под контролем: пять шагов управления рабочим процессом
В основе методики GTD лежит процесс управления производственными (или личными) проектами, разбитый на пять шагов. С их помощью вы сможете определить приоритетность задач, найти подходящие способы решения проблем, обеспечить необходимый контроль над текущей ситуацией.
Процедуры, которые дадут вам в руки рычаги управления, это:
♦ сбор информации;
♦ ее обработка;
♦ организация результатов и подбор вариантов решений;
♦ обзор вариантов и выбор одного из них для реализации; собственно выполнение (реализация) выбранного решения.
Сбор данных
Для решения поставленной задачи вы должны собрать всю необходимую информацию, не отвлекаясь на сторонние проблемы. Именно с этой базой данных вам предстоит работать впоследствии, чтобы принять правильное решение.
Соберите всю «незавершенку», личные и профессиональные вопросы, которые требуют вашего непосредственного участия.