Разработка системы кодирования осуществляется в два этапа:
Ø классификация информации;
Ø кодирование.
Классификация это разбиение множества объектов на подмножества по признаку их сходства или различия в соответствии с принятыми методами.
В настоящее время в организационно-экономическом управлении классификаторы строятся по иерархической системе и подразделяются на 4 вида: общегосударственные, отраслевые, региональные и локальные.
Общегосударственные классификаторы охватывают все значения реквизитов-признаков и связанных с ними показателей в масштабах всего народного хозяйства-хољагии халќ. Отраслевые- классификаторы ведутся в масштабах отрасли (министерства, ведомства), Региональные- в пределах территории (области, района, города), Локальные в пределах предприятий, учреждений и т. п.
Во всех классификаторах не только фиксируется место (позиция) каждого реквизита-признака, но и каждой позиции присваивается уникальное условное обозначение.
Особое место среди классификаторов занимают функциональные, относящиеся к определенным функциям управления, так как они связаны с методологией организации соответствующих управленческих работ. Примером такого функционального классификатора является План счетов бухгалтерского учета.
Систематизация информации с помощью классификаторов не только ведет к однозначному определению ее информационных единиц и их значений, но и дает возможность устанавливать между ними логико-математические отношения, при этом раскрывается механизм реализации информационных взаимосвязей для различных сфер и уровней управления. Для обеспечения поиска, комплексной обработки и увязки информации в информационных системах используются такие общегосударственные классификаторы, как:
ОКТЭП (технико-экономических показателей);
ОКПО (предприятий и организаций);
ОКОНХ (отраслей народного хозяйства);
ОКУД (управленческой документации);
ОКП (промышленной и сельскохозяйственной продукции);
ОКОАТО (объектов административно-территориального деления объектов и населенных пунктов);
КФС (форм собственности) и др.
Наличие классификаторов обеспечивает возможность построения эффективных логических систем кодирования экономической информации. Все коды строятся по определенным правилам (системам).
Кодирование экономической информации. Кодирование – это процесс присвоения экономической информации условных обозначений, подчиненных определенным правилам на основе принятого алфавита.