Эффективное управление деньгами - страница 11
Рисунок 6
Покажу пример Заявки – оплата в адрес компании ПОЛИМЕРКОМПЛЕКТ.
Рисунок 7
Остановлюсь в Заявке на расходование на важном поле – Заказ поставщику.
Спасибо 1С что им удалось реализовать в своих ERP-решениях заказно-ориентированную систему управления. В том числе систему управления финансами.
Рисунок 8
Посмотрите на дерево документов. Заявка на расход создана не сама по себе, она является частью дерева документов, исходящих из Заказа поставщику. В этой производственной компании было запрещено делать оплаты за комплектующие и материалы без оформления заказа поставщику.
Более того, запрещено делать заказы поставщикам иначе как из информационной системы 1С. Канцтовары можно закупать как угодно (потому что объем закупок в общем объеме расходов небольшой), но вот все, что относится к производству – любую комплектующую, любой материал, – заказ только через информационную систему. То же самое рекомендую делать и в ваших производственных или торговых компаниях – все ваши закупки комплектующих или торговой продукции должны исходить только из информационной системы, никаких MS word и excel.
Вопросы от слушателей образовательной программы:
Кто должен делать Заявку на расходование денежных средств: казначей или любой сотрудник компании?
Если компания только на старте и в самом начале своего казначейского пути, то казначей вынужден за всех делать заявки. Но в целом это неправильно. Правильно, чтобы заявку делал тот, кто должен заплатить. Допустим, если инициатор платежа директор по маркетингу, то он или его помощник, сотрудник отдела маркетинга, должен оформить заявку. Это важно чтобы настроить регулярный менеджмент: то финансовый директор должен общаться с человеком, который инициирует платеж. Он должен иметь возможность задать вопросы по заявке, на которые только инициатор (а не казначей) может ответить. Например, пояснить почему не закрыты, актами предыдущие рекламные расходы, а уже опять требуется оплата, какая эффективность рекламных расходов? Казначей на это не ответит. Поэтому нужно приучать, чтобы сотрудники компании, инициаторы платежа оформляли заявку в системе. И это вопрос не технический. Заявку сделать – одна минута, если в системе всё хорошо настроено: вводите контрагента, и система дальше ведет вас вопросами, и заявка заполняется почти автоматически. Времени занимает немного, но это вопрос принципиальный – заявку должен делать тот, кому нужны деньги, кто хочет заплатить.