Для введения такого значительного документооборота и его хранения в XIV веке в церковных учреждениях и монастырях была введена специальная должность – «дьяк» (псаломщик, дьячок), в обязанности которого входило ведение письменного делопроизводства, а также руководство канцелярией.
По-новому данная должность и архивная отрасль в России проявились в период создания Русского централизованного государства, т. е. во времена Ивана III.
В это время в Москву из присоединённых удельных княжеств стали в обязательном порядке перевозить архивы: в 1478 году из Великого Новгорода и в 1485 году из Твери.
В XVI веке основные и государственные документы образовали Царский архив, который, возможно, как утверждают некоторые эксперты, стал первым официальным государственным архивом России. Во 2-й половине XVI века в него стали отправляться только материалы Боярской думы, личной канцелярии царя и Посольского приказа.
Следующие изменения в архивное дело внёс Иван IV в тридцатые и сороковые годы XVI века. Он создал земские и губные избы, ввёл выборную должность губного старосты и повсеместно при данных органах создал архивы.
Серьёзные изменения в архивном деле предпринял Пётр I.
Он создаёт архивы при новых учреждениях, входивших в систему государственного и местного управления, реорганизует архивные фонды, т. е. многие архивные фонды смешивают, разъединяют, перевозят в другие города и т. д., осуществляет серьёзную разработку правил работы архивов, отделяет архивы от канцелярий и превращает их в самостоятельные структурные части государственных учреждений. В результате архивная деятельность получает законодательное оформление.