Важно не только выявить заинтересованных сторон, но и определить, какое влияние они способны оказать на проект. Для этого в матрице обычно представлены две оси: на одной из них располагаются участники, на другой – уровни влияния и интереса. Таким образом, менеджер проекта может наглядно увидеть, кто из заинтересованных сторон наиболее активен, чьи интересы следует учитывать в первую очередь и как можно активнее взаимодействовать с ключевыми игроками. Это структурирование помогает избежать ситуаций, когда малозначительные, но шумные группы воспринимаются как более значимые, чем действительно важные заинтересованные стороны.
Также стоит отметить, что матрица заинтересованных сторон – это документ живого характера, который требует регулярного обновления. Проект меняется, и с ним меняются интересы и влияния участников. Поэтому важно не только разрабатывать матрицу на начальных этапах проекта, но и осуществлять её переоценку в процессе работы. Это значит, что команда должна быть готова пересматривать свою стратегию взаимодействия, если обстоятельства требуют остановки или изменения фокуса. Некоторые группы могут проходить через изменения в своей значимости в течение жизненного цикла проекта, и доработка матрицы в этом случае поможет избежать неприятных сюрпризов и недоразумений.
Примером использования матрицы может служить проект по внедрению новой информационной системы в крупной организации. В данном случае заинтересованными сторонами могут быть не только заказчики и пользователи, но и IT-отдел, отвечающий за техническое сопровождение системы. Каждый из этих участников имеет свои ожидания и интересы. Заказчики стремятся к экономии, пользователи – к удобству и функциональности, а IT-отдел может быть озабочен вопросами безопасности и поддержки нового программного обеспечения. Правильная матрица заинтересованных сторон поможет в соблюдении баланса между всеми этими интересами, обеспечивая гармоничное развитие проекта.
Не менее важно подчеркнуть, что матрица заинтересованных сторон служит основой для разработки стратегии коммуникаций. На основании представленных данных менеджер проекта может планировать, как вести диалоги с разными группами заинтересованных сторон, определять, какие форматы общения будут наиболее эффективны, а также какие каналы коммуникации использовать. Например, для внутреннего взаимодействия более подходящими могут стать встречи и внутренние письма, тогда как для внешних заинтересованных сторон лучше применять открытые вебинары или публикации в профессиональных социальных сетях.