– Ответить на электронные письма (15 минут)
– Подготовить отчёт (2 часа)
– Пройти онлайн-курс (5 часов)
Матрица Эйзенхауэра
Ещё один полезный инструмент для расстановки приоритетов – это матрица Эйзенхауэра. Она разделяет ваши задачи по важности и срочности на четыре категории:
1. Срочные и важные: Выполняйте их немедленно.
2. Важные, но не срочные: Запланируйте время для выполнения этих задач.
3. Срочные, но не важные: Если возможно, делегируйте их.
4. Не срочные и не важные: Избавьтесь от этих задач или отложите их на потом.
Эта матрица помогает избежать ситуации, когда вы тратите много времени на малозначительные задачи, в то время как действительно важные дела остаются неразрешёнными. Создайте свою матрицу на бумаге или в цифровом формате и начните заполнять её актуальными задачами.
Критерии важности
Теперь давайте определим, как установить критерии для оценки важности задач. Один из наиболее эффективных способов – использовать метод ABCDE:
– A (Очень важно): Задачи, которые необходимо выполнить. Их невыполнение может привести к серьёзным последствиям.
– B (Важно): Задачи, важные в долгосрочной перспективе, но не так критичные.
– C (Хорошо бы сделать): Задачи, которые приятно выполнить, но они не критичны по временным рамкам или последствиям.
– D (Делегировать): Задачи, которые можно передать кому-то другому.
– E (Исключить): Задачи, которые не должны выполняться, так как они не приносят ценности.
Проверка задач через этот метод поможет вам не только определить их важность, но и лучше управлять своими ресурсами.
Пример: Установка приоритетов в рабочем процессе
Рассмотрим ситуацию, когда вы работаете в команде над проектом. Предположим, у вас встреча с клиентом, необходимо представить отчёт о проделанной работе, а также завершить несколько текущих задач. В соответствии с методами, которые мы обсудили, вы можете сделать следующее:
1. Составить список задач: Подготовить отчёт, согласовать детали встречи, закончить текущие задачи.
2. Использовать матрицу Эйзенхауэра: Выяснить, что подготовка отчёта – это срочная и важная задача, а согласование деталей – важная, но не срочная.
3. Применить метод ABCDE: Отчёт – это A, согласование – B, текущие задачи – C.
4. Распланировать время: Например, выделить первый час для незавершённых текущих задач и час до встречи для работы над отчётом.