Навык № 6. Организация и тайм-менеджмент команды
Мало только запланировать дела, надо их еще и выполнить, а для исполнения нужна организация, администрирование. Организационная функция руководителя пересекается и с постановкой задач, и с принятием решений, и с тайм-менеджментом, и с контролем. Тем не менее, организация – это отдельный процесс, которым должен управлять руководитель.
Для того чтобы организовать дела, нужно их правильно распределить, необходимо найти ресурсы, такие как деньги, время, информация, технологии и, конечно, люди.
Организация требует разных умений – умения работать в многозадачном режиме; способности быстро принимать оперативные решения; умения ориентироваться в сложной ситуации и выявлять главное, отбрасывая второстепенное; понимания, что нужно делать самому, а что надо передать для выполнения подчиненным; умения находить ресурсы и распределять их.
Что еще важно при организации, так это работа с текучкой. Сколько времени занимают у вас текущие дела? 20 процентов? 30? 40? 50? Не буду продолжать, потому что знаю, что у некоторых менеджеров работа с текущими делами отнимает до 90 % времени! Правильно ли это? Вопрос не праздный и сложный. Есть разные точки зрения. Кто-то восклицает: «Так в этом и заключается моя работа!» А кто-то ропщет: «Как не хватает времени на то, чтобы подумать, просто подумать!»
Организация – это налаживание механизма работы компании или отдела, как часов, как двигателя автомобиля. А бывают и живые организации, как сердечно-сосудистая система человека, как ДНК.
К организации относится и информирование.
Как часто вам не хватает информации? А как часто информации так много, что голова идет кругом и не знаешь, что значимо, а что нет? Одинаково часто, одинаково много. Странно, но факт. Вот если бы ту информацию, которая была избыточна в одном случае, перекачать туда, где информации не хватает! Как же быть? Если мы сами иногда не справляемся с управлением информацией, что же говорить о наших подчиненных!
Руководители должны помогать подчиненным усваивать то, что необходимо. Делать так, чтобы они не знали того, что не надо знать. Более того, нужно прилагать усилия, чтобы подчиненные забывали то, что пора сбросить со счетов, и вспоминали то, что напрасно утрачено.
Информация не доходит до нужного человека, информация утрачивается, информация искажается, иногда информация, что называется, привносится, то есть подчиненными добавляется то, что изначально и не предполагалось, внося путаницу в работу.