Второй квадрант включает задачи, которые важны, но не срочны. Это дела, обладающие стратегическим значением для достижения ваших долгосрочных целей. Поскольку их выполнение не требует немедленных действий, их легко отложить, что часто приводит к запущенности. Сюда можно отнести изучение нового навыка, планирование карьеры или заботу о здоровье и физической форме. Чтобы успешно работать с этим квадрантом, ставьте себе регулярные промежуточные цели и конкретные шаги для их достижения. Например, если вы хотите выучить новый язык, выделите по 30 минут каждый день на занятия и запланируйте ежемесячные тестирования для отслеживания прогресса. Составление графика и ведение записей о ваших успехах помогут значительно повысить продуктивность и избежать откладывания.
Третий квадрант состоит из задач, которые срочны, но не важны. Эти дела могут казаться неотложными, но не приносят существенных результатов или ценности. Например, это могут быть частые телефонные звонки, ненужные электронные письма или непродуктивные встречи. Одним из наилучших способов справиться с такими задачами будет делегирование. Если вы занимаете руководящую должность, анализируйте, какие задачи можно передать членам вашей команды. Также стоит подумать об автоматизации процессов, например, с помощью автоматических ответов на электронные письма или использования специализированных приложений для управления задачами. Упрощая процессы и уменьшая количество срочных, но не важных дел, вы освободите время для более значительных задач.
Четвёртый квадрант включает дела, которые не важны и не срочны. Эти задачи часто отнимают время, но не приносят никакой реальной пользы. Это могут быть случайные развлечения, бесцельные прогулки по интернету или незначительные хобби. Важно не только распознавать такие задачи, но и осознанно ограничивать их воздействие на ваше расписание. Рекомендуется составить список таких дел и выделить короткие промежутки времени, в течение которых вы можете ими заниматься. Это позволит вам не отвлекаться от более важных задач, но при этом даст возможность немного расслабиться и восстановить силы. Также можно установить лимиты на такие занятия: например, 15 минут в день на просмотр социальных сетей. Так вы сможете контролировать их влияние на вашу продуктивность.