Первая категория – это задачи, которые одновременно важны и срочны. Это те дела, которые требуют немедленного внимания. Например, если ваша работа требует срочной сдачи отчёта или если кто-то из близких заболел и нуждается в вашей помощи, то эти дела не терпят отлагательства. Важно понимать, что задачи из этой категории часто бывают стрессовыми и вызывают у нас тревогу. Однако это не значит, что мы должны оказываться в постоянном состоянии паники. Дела, попавшие в эту категорию, требуют немедленного выполнения, но если мы постоянно находимся в ситуации «всё срочно», то это может привести к выгоранию. Следовательно, важно научиться не попадать в такие ситуации изо дня в день.
Вторая категория – важные, но не срочные задачи. Эти дела критически важны для долгосрочного успеха, но не требуют немедленного вмешательства. Примером может служить работа над проектом, который имеет значительное значение для вашего карьерного роста, но у которого нет конкретного срока сдачи. Или же это может быть время для личного развития, например, чтение книг, занятия спортом или медитация. Эти задачи часто откладываются в пользу более срочных, но именно они дают нам долгосрочный результат. Умение работать с задачами из этой категории и делегировать не столь важные или срочные дела является важной частью личной эффективности.
Третья категория – задачи, которые срочны, но не важны. Это дела, которые требуют внимания в краткосрочной перспективе, но не способствуют достижению ваших главных целей. Например, телефонные звонки, незапланированные встречи или просьбы со стороны коллег, которые требуют немедленного отклика, но не влияют на ваши ключевые задачи. Очень часто такие дела могут забрать у нас много времени, отвлекая от более важных дел. Чтобы избежать их пагубного влияния, важно научиться эффективно отказывать или делегировать эти задачи другим людям.
Четвёртая категория – не срочные и не важные задачи. Это дела, которые не имеют серьёзного значения и не влияют на ваши цели. Часто такие задачи связаны с прокрастинацией или привычкой заниматься бесполезной деятельностью, которая не даёт никакого результата. Примеры включают в себя проверку социальных сетей, пустые разговоры, времяпрепровождение перед телевизором или бездумное пролистывание интернета. Эти дела не должны занимать наше время, ведь оно ограничено, и каждый момент, потраченный на них, – это время, которое можно было бы использовать для более значимых целей. Иногда бывает сложно отказаться от таких мелочей, особенно если это приносит краткосрочное удовлетворение, но важно помнить, что это мешает достижению настоящих целей.