Проникнувшись важностью предстоящего визита, Михаил Васильевич без промедления созвал совещание по организации приема зарубежного гостя. После короткого обмена мнениями было решено поселить немца в ведомственной гостинице, оборудованной в бывшей усадьбе графини Орловой. С питанием вопросов также не возникало, поскольку в гостинице имелась столовая, в которой кормили хотя и без изысков, зато по-домашнему вкусно.
Сложности возникли вокруг фигуры сопровождающего. Предложенные музейщиками кандидатуры признанных знатоков новгородской истории Николая Григорьевича Порфиридова и Сергея Михайловича Смирнова вызвали решительные возражения начальника райотдела НКВД. Он напомнил, что названные лица в начале 30-х годов проходили по так называемому «музейному делу» и отбывали наказание в концентрационных лагерях. И хотя «музейное дело» впоследствии было признано полностью сфабрикованным, любые контакты его фигурантов с иностранцами все же представляются нежелательными. Доводы чекиста были признаны весомыми, и ответственное задание решили доверить молодой, но уже хорошо зарекомендовавшей себя заведующей историческим отделом Губмузея Тамаре Константиновой.
Тотчас по окончании совещания старший майор госбезопасности поспешил в свой кабинет, располагавшийся в красивом особняке на Большой Московской улице, когда-то принадлежавшем богатому купцу Бергу, где теперь с комфортом находился райотдел НКВД. Здесь его уже дожидалась шифрограмма. Куратор с Лубянки предписывал новгородским чекистам отнестись к визиту немца со всей серьезностью, поскольку подобной «крышей» охотно пользуются сотрудники абвера, а заявленное желание ознакомиться с достопримечательностями древнего Новгорода могло оказаться легендой прикрытия. Посему необходимо установить за фигурантом негласную слежку, а все попытки проникновения на объекты стратегического значения немедленно пресекать. Следует также исключить контакты немца с проживающими в Новгороде поднадзорными лицами, высланными из Ленинграда на 101-й километр.
Дважды перечитав шифрограмму, старший майор глубоко задумался. Обеспокоенность начальства он разделял вполне. Время стоит тревожное, на западных границах СССР отмечается огромное скопление войск вермахта. В этой напряженной обстановке незапланированный визит немца и в самом деле мог носить разведывательный характер.