Для удобства можно составить «таблицу выбора формата». В столбцах разместите цели мероприятия (привлечение контактов, обучение, презентация, брендирование и другие), в строках – возможные форматы (семинар, практическое занятие, конференция, встреча для знакомства, онлайн-курс и так далее). Для каждого пересечения оцените, насколько выбранный формат поможет достичь цели, перечислите плюсы и минусы. Это очень наглядный и удобный инструмент для принятия решения.
Пример из практики: один заказчик планировал масштабную презентацию продукта и собирался провести её в классическом стиле – с докладами и длинными слайдами. Мы предложили заменить формат на серию коротких интерактивных сессий с демонстрациями и вопросами-ответами, разделённых на тематические блоки, чтобы удержать внимание и повысить вовлечённость. В результате удержание аудитории выросло на 40%, а количество запросов после мероприятия увеличилось на 70%.
Итог: выбор формата должен основываться на чётком понимании целей и особенностей аудитории, а не на шаблонах или прошлом опыте. Важно также учитывать технические возможности и временные рамки, всегда нацеливаясь на результат. Подходите к выбору внимательно, проверяйте и корректируйте планы в ходе подготовки – это главный путь к успеху вашего события.
Постановка задач и определение целевой аудитории события
Всё начинается с ясного понимания, зачем вы вообще устраиваете это событие. Чётко поставленные задачи – не просто формальность, а настоящий ориентир, который помогает принимать решения на каждом этапе: начиная с выбора места и заканчивая программой и общением с аудиторией. Если задачи сформулированы расплывчато – например, «повысить интерес к бренду» без конкретных показателей – тогда и всё мероприятие получится неясным, а его результаты будет сложно оценить. Вместо этого используйте метод SMART: конкретность (например, увеличить посещаемость сайта на 20% после события), измеримость, достижимость, актуальность и ограниченность во времени.
Чтобы правильно определить цели, задумайтесь, какие результаты действительно важны для вашего бизнеса или проекта. Допустим, вы организуете выставку инновационных технологий. Главная задача здесь – не просто «привлечь посетителей», а, скажем, «установить минимум 30 контактов с потенциальными инвесторами и увеличить продажи на 15% в течение трёх месяцев». Такая детализация поможет чётко понять, когда мероприятие можно считать успешным, и сосредоточиться именно на ключевых показателях.