Принципы формирования отчетов
ПРИНЦИП 1. ЛУЧШЕ ЗНАЙТЕ ПРИБЛИЗИТЕЛЬНО, НО СЕЙЧАС, ЧЕМ ИДЕАЛЬНО, НО ПОТОМ
Работа с клиентами помогла мне вывести главный принцип формирования отчетов. Звучит он так: лучше приблизительно, но сейчас, чем идеально, но потом.
Когда к настройке управленческого учета подключаются бухгалтеры, часто от них бывает трудно добиться предоставления нужных данных. И это нормально: их учили, что всё должно быть «копейка в копейку». В управленческом учете даже приблизительное понимание суммы помогает быстро принять верное решение.
Например, приходя в новую компанию, я задаю вопрос: «Сколько вам должны клиенты?» (Зачастую этот показатель регулярно не отслеживается.) Спустя полчаса руководитель отдела продаж, проанализировав данные об отгрузке, отвечает: «Около девяти миллионов рублей». Затем бухгалтер две недели составляет акты сверки и уточняет: «9 112 354 рубля». За это время тот же руководитель отдела продаж проводит переговоры с должниками и снижает сумму долга вдвое, а акты сверки с некоторыми контрагентами теряют свою актуальность ко дню предоставления данных.
Когда система будет выстроена, тогда, безусловно, данные станут максимально точными, но пока вы только начинаете – лучше знать приблизительно, но сейчас, чем идеально, но потом.
ПРИНЦИП 2. ПОЛЬЗУЙТЕСЬ ТОЛЬКО ОДНИМ МЕТОДОМ
При формировании отчетов следует пользоваться одним из двух методов: методом начисления или кассовым методом.
Кассовый метод – это учет по факту совершения операции. Получили деньги – признали доход; заплатили за услуги – признали расход. Это удобно, когда нет отсроченных платежей.
Метод начисления – это учет по факту исполнения обязательств. Подписали акт оказания услуги покупателю – признали доход, и неважно, платил он аванс в прошлом месяце или оплатит долг в следующем. Начислили зарплату за месяц или по сделке – признали расход. И неважно, когда рассчитались с сотрудником.
Для формирования многих отчетов применяется именно метод начисления – он помогает максимально точно определить финансовый результат деятельности компании.
Рассмотрим три ситуации.
Ситуация 1. Покупатель купил товар за 1000 рублей и сразу отдал деньги. Согласно кассовому методу и методу начисления, доход компании составит 1000 рублей.
Ситуация 2.