Ещё одной эффективной системой управления временем является «Матричная система Эйзенхауэра», которая помогает расставлять приоритеты и определять, что важно, а что можно отложить или делегировать. В основе матрицы лежит два критерия: срочность и важность. Все задачи разделяются на четыре категории. В первой категории – задачи, которые одновременно важны и срочны, их необходимо выполнить как можно скорее. Во второй категории находятся задачи, которые важны, но не срочны, эти задачи стоит запланировать на ближайшее будущее. В третьей категории – задачи, которые срочны, но не важны, их можно делегировать или выполнить быстро. В четвёртой категории – задачи, которые не срочны и не важны, эти задачи следует просто исключить или отложить на неопределённый срок.
Также стоит обратить внимание на принцип «80/20», также известный как принцип Парето. Суть этого подхода заключается в том, что 80% результатов мы получаем от 20% наших усилий. Это означает, что важно сосредоточиться на тех действиях и задачах, которые приносят наибольшую отдачу, а не распыляться на мелкие и незначительные дела. Применяя этот принцип в повседневной жизни, можно значительно улучшить свою продуктивность, фокусируясь на ключевых задачах и делая их приоритетом.
Не менее важным элементом тайм-менеджмента является умение говорить «нет». В мире, полном отвлекающих факторов, умение отказываться от ненужных просьб и задач становится настоящим искусством. Проблема большинства людей заключается в том, что они не умеют отказывать и в результате берут на себя слишком много, что приводит к перегрузке и снижению качества работы. Однако, если вы хотите быть продуктивным, вам нужно научиться принимать осознанное решение о том, что вам важно, а что нет. И это не всегда означает «отказаться от всего». Иногда стоит просто поставить правильные границы, чтобы защитить своё время.
Важной частью тайм-менеджмента является и управление энергетическими уровнями. Важно понимать, что наше время – это не только часы на часах, но и уровень энергии, который мы тратим. Некоторые задачи требуют больше усилий, чем другие, и важно планировать их выполнение в те моменты, когда уровень энергии максимально высок. Например, утро – это время для сложных, требующих концентрации задач, а поздний вечер – для более рутинных дел, которые не требуют сильной умственной активности.