При организации делопроизводства используются понятия: Унификация документов – установление единообразия состава и форм управленческих документов, фиксирующих осуществление однотипных управленческих функций.
Стандартизация – форма юридического закрепления проведенной унификации и уровня ее обязательности.
Основные термины делопроизводства рассматриваются в соответствии с ГОСТ Р 51141-98. При ознакомлении с положениями ГОСТ Р 6.30-2003, общероссийским классификатором управленческой документации необходимо обратить внимание, что от полноты и качества оформления документов зависит их доказательная (юридическая) сила, так как они служат свидетельством, подтверждением конкретных фактов, явлений и событий.
Каждый документ требует определенного набора реквизитов.
Реквизит (от лат. requisitum – требуемое, необходимое) – это обязательный элемент оформления официального документа. Совокупность реквизитов документа отражает его форму. Определение обязательных реквизитов содержится в ГОСТ Р 51141-98. В ГОСТ Р 6.30 -2003 даны рекомендации к оформлению 30 реквизитов, а также схемы их размещения (см. приложение).
При изучении ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 обращается внимание на то, что он:
– распространяется на управление документами (всех форматов и на всех носителях), создаваемыми или получаемыми государственной, коммерческой или общественной организацией в процессе ее деятельности или лицом, на которого возложена обязанность создавать и сохранять документы;
– содержит положения об ответственности, политике, процедурах, системах и процессах, связанных с документами организаций;
– содержит руководящие указания по управлению документами в рамках процессов управления качеством и управления окружающей средой в соответствии с международными стандартами ИСО 9001 и ИСО 14001;
– содержит методические рекомендации по проектированию и внедрению систем управления документами.
Вопросы для самоконтроля
1. В чем сущность понятий унификация и стандартизация?
2. Что влияет на приобретение документом юридической силы?
1. 3. Каково назначение и характер ГОСТ Р 6.30-2003?
4. Какие способы документирования можете назвать?
5. Каковы особенности документов, оформляемых на электронных носителях?