Организационно энциклопедия готовится в МО и Кабинете мандельштамоведения Научной библиотеки Российского государственного гуманитарного университета, в обеспечении и подборе иллюстративного материала решающая роль отводится Государственному литературному музею с его богатейшими рукописными, книжными и графическими фондами. Информационно-библиографическую поддержку оказывает и Государственная публичная историческая библиотека.
Первые разговоры и первые наброски словника, – как, впрочем, и первые ухмылки и сомнения скептиков, – все это создавало и создало ту среду, в которой вызревали творческая и практическая стороны реализации идеи этой энциклопедии. Неизменным участником дискуссий по поводу энциклопедии и одним из главных организаторов проекта была Марина Соколова, секретарь МО и первый ученый секретарь редколлегии МЭ – один из моторов проекта, горячо болевшая за его будущность и состоятельность: именно она составила первый вариант словника и внесла решающий вклад в формирование авторского коллектива.
Не оценить и той поддержки, которую оказывали начинанию ныне покойные академики Сергей Аверинцев и Михаил Гаспаров – первые председатели Мандельштамовского общества и члены главной редакции МЭ. В планы Аверинцева входило написание вступительной статьи и десятка других ключевых текстов, а в планы Гаспарова – написание даже не десятков, а сотен статей – о каждом в отдельности стихотворении Мандельштама. Но, увы, этим планам не суждено было осуществиться – Соколова умерла в 2002, Аверинцев – в 2004, а Гаспаров – в 2005 г.
Предполагалось, что Аверинцев, помимо нескольких словарных статей, напишет для МЭ вводную статью «Осип Мандельштам и мировая культура», однако он даже не приступил к этой работе. Соответствующую статью в 2004 – 2005 году написал Владимир Микушевич.
При обсуждении плана МЭ Гаспаров взял на себя едва ли не самое сложное во всем проекте – написание статей, посвященных разбору каждого из стихотворений Мандельштама – буквально каждого (за исключением лишь шуточных и детских)! Его статьи охватывали такие аспекты анализа стихотворения, как семантика, строфика, композиция, метрика, фоника и подтексты. В зависимости от сложности и интересности описываемого стихотворения, их размеры варьировали от десятка строчек до нескольких страниц.