С целью обособленного учета кассовых операций в иностранной валюте целесообразно выделить в составе счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» субсчета 2 «В иностранной валюте» (71-2).
Общая схема отражения на счетах бухгалтерского учета кассовых операций с наличной валютой выглядит следующим образом.
1. Выписка из соответствующего (текущего или специального транзитного) валютного счета и приходный кассовый ордер
Оприходована в кассу организации иностранная валюта для командирования работника за границу:
Д сч. 50-1.2 К сч. 52-1.2, 52-1.3.
2. Расходный кассовый ордер
Выдан подотчетному лицу аванс на командировочные расходы за границей:
Д сч. 71-2 К сч. 50-1.2.
3. Справка бухгалтерии
Определяется и отражается курсовая разница по счету 50-1.2:
– положительная: Д сч. 50-1.2 К сч. 91-1;
– отрицательная: Д сч. 91-2 К сч. 50-1.2.
4. Приходный кассовый ордер
Оприходован в кассу организации неиспользованный подотчетным лицом за границей остаток иностранной валюты:
Д сч. 50-1.2 К сч. 71-2.
5. Выписка из соответствующего (текущего или транзитного) валютного счета и расходный кассовый ордер
Зачислен на соответствующий валютный счет остаток неиспользованных командировочных средств в иностранной валюте:
Д сч. 52-1.2, 52-1.3 К сч. 50-1.2.
6. Справка бухгалтерии
Определяется и отражается курсовая разница по счетам 50-1.2 и 71-2:
– положительная: Д сч. 50-1.2, 71-2 К сч. 91-1;
– отрицательная: Д сч. 91-2 К сч. 50-1.2, 71-2.
Некоторые проблемы бухгалтерского учета кассовых операций в иностранной валюте связаны с применением пунктов 6 и 11 раздела 1 письма ЦБ РФ от 04.10.1993 г. № 18:
«6. Предприятия обязаны сдавать в банк всю денежную наличность сверх установленных лимитов остатка наличных денег в кассе в порядке и сроки, согласованные с обслуживающими банками. …
11. Выдача наличных денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, производится в пределах сумм, причитающихся командированным лицам на эти цели.
Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее 3 рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения их из командировки, предъявить в бухгалтерию предприятия отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним.
Выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу.