К внешним факторам, необходимости изменений относятся следующие: недостаточно прибыльная работа предприятия; невозможность моментального ответа покупателям о наличии продукции на складе или возможных сроках производства; рост конкуренции на рынке.
Внутренних факторов больше:
потери времени на поиск информации;
получение искаженной информации и необходимость перепроверки;
отсутствие статистики данных для прогнозирования;
длительный интервал от результатов до поощрения персонала недостаточно мотивирует;
невозможность принятия решений на основе реальной информации.
В данном случае изменение желательно с точки зрения совершенствования управления и повышения конкурентоспособности и необходимо с точки зрения менеджмента. Поэтому задача заключается в том, чтобы помочь всем кого оно будет затрагивать, понять, в какой мере они являются партнерами в данной инициативе – партнерами, которым следует приобрести определенные выгоды от изменения, а не сопротивляться ему.
При этом следует учесть, что если люди не осознают наличие проблемы, то могут не содействовать выработке лучшего решения или не воспринять решение, каким бы оно ни было.
При определении целесообразности проводимых изменений и прогнозировании последствий можно использовать и модель диагностики потребностей изменений Надлера и Ташмена. Модель предполагает что организация находится в процессе постоянного взаимодействия с окружающей средой и внутри организации существуют взаимозависимые компоненты: задачи, организационные структуры и системы, организационная культура, люди, а также разделяемое видение и руководство. Но это имеет смысл при глубоком анализе более значительных изменений.
Для выбранной ситуации целесообразность внедрения заключается в том, что оперативное подведение итогов на основе такой документальной информации:
а) лучшим образом повлияет на мотивацию труда управленческого, и производственного подразделения;
б) ускорит и «автоматизирует» процесс принятия управленческих решений.
Таким образом, целесообразность данного изменения очевидна.
К противоположным аргументам, против внедрения системы документирования информации, можно отнести увеличение времени на документирование и передачу информации, а также необходимость постоянно подводить итоги выполненной работы. При этом балансирующим фактором является то, что рабочее время остается прежним, а подведение и анализ результатов работы служит мотивационным фактором удовлетворения от выполненной работы.