Для правильного ведения документооборота и хранения документации на предприятии рекомендуется разработать и принять «Инструкцию по составлению номенклатуры дел на предприятии».
УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
ОАО «Комбинат по переработке
молочной продукции»
_________________ А.А. Петров
(Личная подпись)
«__» ________ 20__ г
ИНСТРУКЦИЯ
21.06.2006 № 01
г. Москва
По составлению номенклатуры дел
структурного подразделения
1. Общие положения:
1.1. Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в делопроизводстве структурного подразделения, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.
1.2. Номенклатура дел составляется для обеспечения порядка формирования и учета дел в делопроизводстве структурного подразделения. Она намечает группировку исполненных документов в дела, систематизацию дел, индексацию и сроки хранения дел, является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения и основным учетным документом в делопроизводстве.
1.3. Номенклатура дел оформляется по установленной форме.
1.4. Номенклатура дел структурного подразделения составляется лицом, ответственным за ведение делопроизводства, согласовывается с начальником службы делопроизводства и заведующей архивом, подписывается руководителем структурного подразделения и представляется в службу делопроизводства до 1 октября текущего года.
1.5. Номенклатура дел структурного подразделения рассматривается на заседании Экспертной комиссии университета, согласовывается с Экспертно-проверочной методической комиссией Комитета по делам архивов администрации области, утверждается руководителем предприятия.
1.6. Согласованная и утвержденная номенклатура дел вводится в действие с 1 января следующего календарного года.
1.7. После утверждения номенклатуры дел предприятия структурные подразделения получают выписки соответствующих разделов для использования в работе. Основной экземпляр хранится в Службе делопроизводства.
1.8. Вновь созданное подразделение обязано в месячный срок разработать номенклатуру дел подразделения при методической помощи архива.
2. Основные требования по оформлению номенклатуры дел
2.1. Номенклатура дел составляется на основе изучения состава, содержания и количества документов, образующихся в процессе деятельности структурного подразделения.