Пример: В графе 2 «Приказы по личному составу. Копии (копии в электронном виде)». В графе 5 пишется «Подлинник, в службе делопроизводства».
2.12. Заголовки печатных изданий в номенклатуру дел не включаются.
2.13. Графа 3 «Количество ед. хр.» заполняется по окончании календарного года. Указывается количество ед. хр. (в томах, папках) заведенных в структурном подразделении за учебный или календарный год.
2.14. В графе 4 «Срок хранения и № статей по перечню» указывается срок хранения дела, номер статей со ссылкой на перечень, который переносится из примерной номенклатуры дел структурного подразделения, при отсутствии примерной номенклатуры сроки хранения проставляются сотрудниками архива на основании типового перечня с указанием срока хранения документов. При включении в номенклатуру заголовков, срок хранения которых не предусмотрен примерной номенклатурой или перечнем, срок хранения устанавливает Экспертно-проверочная методическая комиссия Комитета по делам архивов Администрации области по представлению архива и Экспертной комиссии университета.
2.15. В графе 5 «Примечание» проставляются отметки о заведении дел, переходящих делах, выделении дел к уничтожению, о лицах ответственных за оформление дел, о передаче дел в другое структурное подразделение.
3. Формирование дел
3.1. При формировании дел необходимо соблюдать следующие основные требования:
• документы постоянного и временного срока хранения необходимо группировать в отдельные дела;
• включать в дело по 1 (первому) экземпляру каждого документа;
• группировать в дело документы одного календарного года;
• дело должно содержать не более 250 листов, толщина не больше 4 см, если листов больше формируется 2–3 тома и т. д.;
• годовые планы и отчеты группируются отдельно от квартальных и месячных;
• документы внутри дела располагаются в хронологическом порядке.
Заведующая архивом Д.О. Укропчик
СОГЛАСОВАНО:
Начальник службы персонала А.А. Петрова
Начальник службы делопроизводства П.А. Рогова