Для определения сроков хранения документов необходимо, найдя соответствующую статью в Перечне, проводить полистный просмотр дел. Отбор дел на хранение или уничтожение только по заголовкам в описях или на обложках дел не допускается.
Документы должны приниматься на хранение преимущественно в виде подлинников, только при их отсутствии принимаются заверенные копии.
Документы постоянного срока хранения на нетрадиционных носителях принимаются на хранение в соответствии с установленными правилами. Срок хранения документов на нетрадиционных носителях соответствует сроку хранения аналогичных видов документов на традиционных носителях.
В целях полноты состава Архивного фонда Российской Федерации Перечень предусматривает возможность поступления в государственные, муниципальные архивы дублетных документов, содержащихся в разных фондах. Право решения вопроса их отбора предоставляется государственным, муниципальным архивам.
Отметка «ЭПК», поставленная в Перечне к конкретным видам документов, означает, что часть таких документов может иметь научно-историческое значение и в установленном порядке должна передаваться в государственные, муниципальные архивы или храниться в предприятия. Документация, не вошедшая в соответствующие разделы настоящего Перечня, но имеющая срок хранения «постоянно» или отметку «ЭПК» (ЭК) по какому-либо ведомственному перечню, в зависимости от результатов ее конкретного изучения принимается на государственное, муниципальное хранение или уничтожается после минования в ней практической надобности. Решение о приеме или уничтожении документов с отметкой «ЭПК» (ЭК) принимают ЭПК архивных органов, учреждений. Снятие стоящей при сроках хранения отметки «ЭПК» (ЭК) разрешается только при условии конкретизации видов документов и сроков их хранения, обобщенных в статьях Перечня.
Исчисление срока хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством. Например, исчисление срока хранения дел, законченных делопроизводством в 2005 году, начинается с 1 января 2006 года.
Отметка «до минования надобности» означает, что документация имеет только практическое значение. Срок ее хранения определяется самой организацией, но не может быть менее 1-го года.
Снижение сроков хранения, установленных Перечнем, запрещается. Повышение сроков хранения документов может иметь место в тех случаях, когда это вызвано специфическими особенностями работы организаций.