Организационная составляющая процесса делегирования полномочий должна обеспечиваться самим руководителем, именно он должен при поручении подчиненному какого-либо задания своевременно представлять информацию, оказывать необходимую помощь, а также и активизировать (в некотором роде – подгонять) исполнителей.
В теории управления существует такое понятие, как «норма управляемости» (масштаб управляемости), которая применяется для результативного разделения полномочий среди сотрудников. Данная формула выражается в оптимальном количестве подчиненных, которыми результативно может управлять один руководитель. Число подчиненных устанавливается посредством распределения линейных полномочий и составляет 5-7 человек на верхнем уровне управления. Оптимальным число подчиненных составляет 7 +/– 2 человек, иными словами их должно быть не меньше 5 и не больше 9 человек. Соблюдение данной формулы позволяет оптимизировать работу организации и эффективно контролировать действия всех сотрудников.
Действия профессионалов можно предсказать,
но мир полон любителей.
(Артур Блох)
Необходимо выяснить ряд типичных ошибок, которые совершают неопытные менеджеры при передаче части своих полномочий – это:
• Неумение объяснять задачи сотрудникам. От того, как подчиненный понял указание, зависит справится ли он с поставленной задачей. Правильное инструктирование подчеркивает ответственность за возлагаемое задание и тем самым настраивает сотрудника на качественное решение задачи и обстоятельное отношение к делу.
• Фиктивное делегирование. Неоднозначная ситуация видимости передачи полномочий складывается когда топ-менеджером делегируются те задачи и функции, которые подчиненные уже исполняют в силу их должностных обязанностей. Для того чтобы избежать такого нерационального подхода, необходимо ознакомиться с должностными обязанностями сотрудников. Многие сотрудники недостаточно хорошо знают (или имеют лишь общее представление) о своих прямых должностных обязанностях, вследствие чего выполняют не весь объем работы, либо забывают о части своих функций.
• Ошибка в выборе кандидата. От этой ошибки никто не застрахован, однако соблюдение простых правил делегирования сведет возможность возникновения и последствия этой ошибки к минимуму.
• Ориентация не на результат работы, а на личностные характеристики кандидата. Несдержанность и излишняя эмоциональность недопустимы при делегировании, они приводят к необдуманности и поспешности выводов о соответствии кандидата для выполнения конкретной задачи. Хладнокровие и ровные отношения с подчиненными крайне необходимы.