Товар можно разделить по признаку его предназначения для оптовой или розничной продажи. Для этого к балансовому счету 41 открываются субсчета:
1 – товары на складах;
2 – товары в розничной торговле;
3 – тара под товаром и порожняя;
4 – товары в пути;
5 – неотфактурованные поставки.
Следующий уровень учета по местам хранения и материально-ответственным лицам. Такой учет необходим для управленческих целей и для проведения инвентаризации, учет по материально-ответственным лицам ведется на аналитическом уровне.
Учет по местам хранения осуществляется в тех организациях, которые имеют два и более складов, или различные точки розничной торговли. Этот учет можно организовать как на субсчетах второго уровня, так и на аналитическом счете. Например, организация имеет магазин «А» и магазин «Б». Учет товаров в разных торговых точках ведется на субсчетах:
41-2-1 – товары в магазине «А»;
41-2-2 – товары в магазине «Б».
Если учет организован на аналитическом уровне, то каждому складу (точке) присваивается свой шифр.
Пример 2.1.
Магазин имеет оптовую базу с тремя складами (овощехранилище, холодильник и бакалейный склад). При этом холодильник разделен на две камеры. Товар в этих камерах находится на материальной ответственности двух кладовщиков. Балансовый счет 41 в магазине имеет такую структуру:
Еще один уровень учета по ставкам НДС – призван обеспечить правильное определение налоговой базы для исчисления НДС. Если организация имеет два и более мест хранения товаров, то указанный учет лучше организовать на аналитическом уровне.
В организации с одним складом или торговой точкой к субсчетам первого уровня можно открыть субсчета второго уровня:
41-1-1 – «Товар на складе, облагаемый НДС по ставке 10 %»;
41-1-2 – «Товар на складе, облагаемый НДС по ставке 18 %»;
41-1-3 – «Товар на складе, предназначенный на экспорт».
Складской учет товаров можно вести по группам, наименованиям, сортам, кипам, партиям. Принадлежность товара к определенной группе и наименованию определяется номенклатурным номером, который присваивается каждой товарной единице. Этот учет ведется материально ответственным лицом на карточках складского учета. Они же являются и карточками аналитического учета.
Номенклатурный справочник кодов товаров организация разрабатывает самостоятельно. При этом для отнесения товара к товарной группе следует воспользоваться Общероссийским классификатором продукции (ОКП), так как некоторые формы статистической отчетности торговых организаций построены на основе кодов ОКП.