При ручном способе ведения бухгалтерского учета кладовщик в конце месяца выводит обороты и остатки по карточкам складского учета и передает сведения бухгалтеру, который сверяет их с оборотами и остатками по балансовому счету.
Если бухгалтерский учет ведется автоматизированным способом, то аналогичные карточки складского учета формируются и в бухгалтерском учете. Поэтому сверка складского учета с бухгалтерским учетом заключается в том, чтобы сверить остатки по картотеке складского учета с «компьютерными» карточками.
Учет продаж ведется на балансовом счете 90 «Продажи», к которому открываются субсчета первого уровня:
1 – выручка от продаж;
2 – себестоимость продаж;
3 – НДС;
6 – экспортные пошлины;
9 – прибыль (убыток) от продаж.
Каждая организация использует те субсчета, которые ей необходимы. В целом же структура счета соответствует структуре выручки от продаж, которая должна покрыть расходы организации на оплату товара поставщику, расходы на продажу, налоги, которые следует уплатить в бюджет в связи с продажей товара, а также обеспечить получение прибыли.
Далее следует разделить продажи по видам деятельности: оптовая торговля, розничная торговля, комиссионная торговля. Для этого можно открыть субсчета второго уровня либо вести учет в аналитической картотеке.
Следующий уровень – это ставка НДС. На аналитическом уровне организуется учет по складам, розничным точкам. В зависимости от потребностей внутренней отчетности организуется аналитический учет продаж по регионам, по каждому менеджеру и т. п. Для статистической отчетности нужна информация по продажам отдельных групп и наименований товаров. Эти сведения также дает аналитический учет.
Для учета расчетов с покупателями предназначен балансовый счет 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками». На этом счете нужно организовать отдельный учет по расчетам в рублях и валюте. Для этого открываются субсчета 1-го уровня.
На субсчетах второго уровня учитывают:
1 – расчеты с покупателями товаров;
2 – расчеты с прочими покупателями;
3 – обеспечения векселями (векселя, полученные за поставленный товар);
4 – авансы (предоплаты) полученные.
Аналитический учет ведется по каждому покупателю и по каждому договору (счету) с этим покупателем. Для заполнения бухгалтерской отчетности необходима информация о сроках дебиторской задолженности: