Приказы, распоряжения и другие распорядительные документы по личному составу формируются в дела в пределах одного календарного года, в порядке возрастания их номеров в хронологической последовательности (в начале дела приказ № 1) и с относящимися к ним приложениями. Документы в личных делах располагаются по мере их поступления. По алфавиту фамилий формируются личные карточки, трудовые договоры (соглашения), табели и наряды работников вредных профессий.
Документы дела подшиваются, переплетаются в четыре прокола суровыми нитками таким образом, чтобы текст, свободно читался. Невостребованные личные документы (свидетельства, трудовые книжки, военные билеты и др.) вкладываются в конверт, который подшивается в дело и содержит дополнительную опись с самостоятельной нумерацией.
В начале каждого дела помещается чистый лист бумаги, в конце, лист—заверитель дела, в котором цифрами и прописью указывается количество пронумерованных листов в деле, наличие пропущенных и исправленных номеров, количество листов внутренней описи дела. Все листы дела (кроме листа—заверителя и внутренней описи) нумеруются арабскими цифрами черным карандашом в правом верхнем углу на свободном от текста месте. Отдельно нумеруются листы внутренней описи документов.
Обложка дела оформляется в соответствии с Правилами работы архивов организаций и содержит следующие реквизиты:
• наименование организации (полное и сокращенное), которое предприятие имело в период создания документов дела;
• наименование структурного подразделения (полное);
• индекс дела (в соответствии с номенклатурой дел);
• заголовок дела, отражающий содержание и основной состав документов;
• вид дела;
• автор документов (например, кадровая служба);
• краткое содержание документов дела;
• период, к которому относятся документы дела;
• дата дела;
• количество листов в деле (переносится из листа—заверителя дела);
• срок хранения дела;
• архивный шифр дела, включающий в себя номер фонда, номер описи, номер дела, номер коробки.
Если предприятие не является источником комплектования архивного учреждения, то номер фонда присваивается согласно списку фондов составленном на предприятии и являющимся основным учетным документом архива (в случае наличия двух и более фондов).
Номер описи присваивается в архиве организации по листу фонда (который также является основным учетным документом архива). Номер дела соответствует номеру дела по описи. Номер коробки присваивается при формировании коробок в валовом порядке после проведения всех работ по упорядочению документов по личному составу, согласования и утверждения описей на документы по личному составу.