Кадровая служба предприятия: делопроизводство, документооборот и нормативная база - страница 11

Архивные шифры вначале проставляются карандашом, а после включения дел в годовые разделы сводных описей дел по личному составу, одобренных экспертной комиссией предприятия (или соответствующего архивного фонда) – тушью или чернилами.

Обложки дел, передаваемых на хранение в архив предприятия, должны быть оформлены без ошибок и исправлений, четким, разборчивым почерком, надписи наносятся непосредственно на твердую обложку черной тушью.

В случае ликвидации предприятия документы по личному составу передаются правопреемнику, а при его отсутствии, в вышестоящую организацию или орган. Если правопреемников или вышестоящих организаций (органов) не имеется, то учреждения Федеральной архивной службы осуществляют меры по обеспечению сохранности этих документов. Ответственность за халатность, небрежность или умышленное уничтожение архивной информации предусмотрена УК РФ. Ее несет работник кадровой службы, наделенный организационно-распорядительными функциями, а также руководитель предприятия или лицо, ответственное за сохранность всех документов предприятия.

Любое предприятие, имеющее планы своего развития на длительную перспективу, неизбежно сталкивается с необходимостью рационального использования своих человеческих ресурсов, их развития и пополнения. Достаточно часто руководители предприятий долгое время игнорируют эту потребность. В такой ситуации роль кадровых служб ограничивается деятельностью по ведению документации и решению кадровых проблем, возникающих в процессе работы без учета задач и перспектив развития предприятия. В результате этого образуется разрыв между текущей деятельностью предприятия и его стратегическими целями.

Чаще всего причиной такого положения является отсутствие у руководителей необходимых теоретических знаний и опыта в стратегическом управлении трудовыми ресурсами, в чем они просто боятся признаться, опасаясь за свой авторитет. И в подавляющем большинстве случаев такие руководители направляют свою энергию не на конструктивное сотрудничество с кадровыми службами, а на противодействие им, которое обычно носит скрытую форму. Они считают, что работа с резервом кадров, проведение аттестации работников является ненужным отвлечением от основных обязанностей и, соответственно, приносит больше вреда, чем пользы. Такие руководители не в состоянии оценить стратегическую значимость для предприятия работы кадровой службы в этих направлениях.