Любое мероприятие такого формата следует рассматривать как деловой форум, включающий в себя множество событий в виде конференций, круглых столов, семинаров, конкурсов. Эти события обеспечивают эффективный обмен информацией и опытом между специалистами из различных компаний, поскольку в одном месте собираются потребители, производители, продавцы, представители государственных структур, эксперты, которые могут взаимодействовать в атмосфере, располагающей к общению.
Особое внимание при участии в рыночных представлениях компании должны обращать на поведение своего персонала, работающего на стендах. Нередки случаи, когда работа превращается в своеобразный отдых от семьи и своих обязанностей в компании – бесконечное кофепитие, листание журналов и газет, просмотр DVD-фильмов, бесцельные прогулки по территории и т. п. Прежде всего это касается таких мероприятий, как выставки и ярмарки. Разумеется, такое отношение к своим обязанностям наносит непоправимый ущерб компании, формируя у посетителей негативное впечатление.
Представители компании часто забывают либо не знают, что каждый посетитель является потенциальным потребителем, и при подобном отношении к делу им вряд ли удастся овладеть его вниманием, учитывая, что он подходит к стендам, за редким исключением, только один раз, задерживаясь не более двух-трех минут. Упущенную возможность установления с ним контакта вернуть будет невозможно, тем более, если посетитель не чувствует готовности персонала к этому контакту. Поэтому основной задачей руководства компании при организации участия в рыночных представлениях должен стать отбор профессионально подготовленных и хорошо информированных сотрудников. Необходимо также продумать все организационные вопросы, обусловленные работой персонала на стенде, чтобы он был готов к любым неожиданным ситуациям.
Важным фактором удачного проведения рыночного представления является атмосфера мероприятия. Большую роль для создания атмосферы рыночных представлений играет освещение, которое позволяет выгодно выделить экспозицию, обеспечивает посетителям возможность сделать качественные фотоснимки. Одним из популярных способов создания праздничного настроения является оформление стенда воздушными шарами, выбирая которые можно выполнить неповторимые композиции любого цвета и формы. При этом эффективным способом рекламы компании является напечатанный на шарах логотип.