Я успешно использовал эту практику в секторе частного бизнеса. В отрегулированном процессе поставок бюджетным организациям действовать нужно более осторожно.
В наши дни многие тендеры бюджетных организаций размещаются на электронных порталах, чтобы обеспечить открытый, честный и прозрачный процесс. Но порталы иногда падают, а тендерная документация может не отвечать на все ваши вопросы. Если так и с учетом того, что представленная документация безоговорочно не запрещает контактов с покупателями, то вы имеете право связаться с ними во время разъяснительного периода. Предпочтительным здесь будет звонок.
В том случае, если звонящий ясно формулирует свою мысль, хорошо умеет общаться по телефону и четко понимает вопросы, то это еще одна возможность связаться с покупателем и продемонстрировать свой профессионализм. Однако если покупатель почувствует, что вы используете разъяснительный процесс, чтобы оказаться в более благоприятном положении или получить преимущество перед другими заявителями, то ваша организация может получить ярлык «авантюристов», и это только навредит заявительному процессу.
Другой риск разъяснительного процесса в бюджетной сфере – это когда вы задаете глубокий вопрос, который не пришел в голову никому другому… но которым покупатель делится со всеми остальными заявителями, чтобы сохранить «единые правила игры». Конечно, не все покупатели одинаково совестливы. В случае телефонного разговора они, возможно, не кинутся передавать ваш вопрос и свой ответ на него всем прочим заявителям, что является еще одной причиной позвонить, а не писать электронное письмо.
Прояснение ITT/RFP – возможность выстроить отношения с покупателем. Как и любое общение с клиентом, оно должно быть спланировано, подготовлено и грамотно проведено.
Как отвечать на вопрос клиента, зачем вы хотите с ним встретиться?
Ваш главный аргумент: чем лучше вы поймете их потребности, их культуру и детали бизнеса, тем более релевантным будет ваш ответ и тем проще будет им его оценить. Чем более точно они смогут оценить вашу документацию, тем более вероятно, что ваша встреча будет назначена.
Если они по-прежнему отказываются, скажите, что у вас есть ряд идей относительно их нужд, которые вы хотели бы с ними проверить, прежде чем оформлять письменно в своем ответе. Завлеките их перспективой бесплатных идей.