Если после внедрения нового программного обеспечения сотрудникам станет проще фиксировать информацию и создавать отчеты, то так об этом и нужно сказать. Иногда программа разработана, внедрена, но никто не понимает, что с ней делать, как в ней работать и зачем она. В итоге никто в ней не работает, а если работает, то настолько поверхностно, что возникает вопрос в необходимости этой программы.
Не бойтесь потратить время на разъяснения – оно не пройдет впустую. Покажите, что данные нововведения направлены не на то, чтобы усложнить процесс работы, а на то, чтобы сделать его более удобным и эффективным. В такой коммуникации есть и другие плюсы. Вам зададут вопросы, вы их выслушаете и дадите обратную связь. Тем самым сможете снизить уровень возможного негатива. Кроме того, вы сможете услышать из первых уст реакцию на ваши нововведения и по необходимости скорректировать понимание сотрудников в нужную сторону. Ведь не секрет, что иногда мы имеем ввиду одно, а человек подразумевает совершенно другое. Обязательно проводите обучение с привлечением тех людей, кто знаком с внедряемой системой или сам разрабатывал ее.
Некоторые руководители любят говорить: «Это только на пользу. Я знаю, что делаю» – и считают, что каждый должен принять их точку зрения. Что-либо объяснять – не в их привычке. Я не считаю такой подход правильным. В итоге, как показывает практика, рано или поздно объяснять все равно приходится – но уже в рамках конфликта, когда сопротивление и демотивация достигают своего апогея. Мне, так же, как и многим руководителям, порой сложно понять, почему сотрудникам непонятны очевидные вещи. Я сужу исходя из своего опыта и своих знаний, но не все обладают таким же опытом и знаниями. Когда-то и я многого не знала. Об этом нам не стоит забывать.
К тому же не менее важно понимать, что любые изменения требуют времени. Неважно, идет ли речь об изменениях и нововведениях в работе или же о выработке привычки в повседневной жизни, нам всем нужно некоторое время. Психолог Уильям Джеймс утверждал, что человеку для формирования новой привычки требуется 21 день. Так что будьте готовы к тому, что не сразу все можно будет внедрить и не с первого дня сотрудники воспримут информацию. Но чем больше внимания вы уделите адаптации, тем быстрее увидите результат и тем меньше будете бороться с сопротивлением.