Организационный аспект учета
В отличие от процесса планирования, в котором должны быть задействованы практически все подразделения компании (планирование должно быть децентрализованным), при организации процедуры учета нужно придерживаться ровно противоположного принципа – максимально возможная централизация учета.
Это значит, что подразделения не должны сами заниматься подготовкой управленческой отчетности. Их задача в учетном процессе – своевременное предоставление первичных документов, подтверждающих факт совершения хозяйственных операций.
Вся первичная документация должна сдаваться в финансово-экономическую службу, задача которой в учетной процедуре – своевременное внесение данных из первичных документов в учетную базу.
При этом должна применяться управленческая учетная политика, которая использовалась и на стадии планирования.
Необходимо обратить внимание, что не всегда на практике можно обеспечить полную централизацию учетной процедуры. Дело в том, что в системе бюджетирования и управленческого учета могут использоваться такие показатели, которые невозможно учесть по факту на основе первичных документов просто потому что таковых не существует. Например, в модели планирования и учета может использоваться такой показатель как доля рынка. Очевидно, что не существует первичного документа, на основе которого можно однозначно определить значение доли рынка.
В таком случае отвечать за планирование данного показателя может отдел маркетинга, и он же может отвечать за подготовку фактической информации. Для определения фактического значения доли рынка может привлекаться сторонняя компания, но исследование рынка – очень затратное мероприятие, поэтому не каждая компания может себе это позволить и не каждый месяц. Поэтому готовить фактический отчет по доли рынка может отдел маркетинга. Только за сознательное искажение информации должна быть предусмотрена финансовая ответственность.
В системе планирования и учета могут использоваться и другие, более простые, чем доля рынка, показатели, которые также невозможно определить на основе первичного документа из-за отсутствия последнего.
Итак, при подготовке отчетов должен работать принцип максимальной централизации. То есть сотрудники подразделений не должны заниматься подготовкой отчетов. Они должны сдавать только первичную документацию, а финансово-экономическая служба должна вводить данные в учетную систему (на основе утвержденной собственником управленческой учетной политики) и формировать управленческие отчеты.