Если вы собираетесь кому-то позвонить, лишний раз стоит подумать: так ли обязателен этот звонок, особенно в рабочее время? Может, имеет смысл позвонить этому человеку после работы и пообщаться в более спокойной и свободной обстановке? А может, достаточно просто отправить ему электронное письмо с подробным изложением сути дела и спокойно ждать ответ? Или вообще лучше не звонить – ведь в решении вопроса он заинтересован больше, вот пусть сам и ищет контакта.
Выше мы уже отмечали, что для приема входящих звонков целесообразно выделить два небольших отрезка дня – один в первой половине дня, другой – после обеда. Аналогичным образом рекомендуется выделить время и для исходящих звонков; это время может совпадать со временем приема входящих звонков.
Однако при планировании времени для исходящих телефонных звонков следует учитывать некоторые особенности. В частности, для исходящих звонков необходимо выбрать такое время, когда нужные собеседники будут на рабочем месте либо в пределах досягаемости. Можно совмещать деловые и личные исходящие звонки – в таком случае удобно установить такой распорядок: сорок пять минут до обеда – деловые звонки, и первые пятнадцать минут обеда – личные звонки, после чего можно идти на обед.
Перед тем, как позвонить кому-нибудь, рекомендуется смоделировать предстоящий разговор и внутренне подготовиться к нему (как правило, это займет совсем немного времени). Для этого можно воспользоваться приведенными ниже советами.
♦ Если вы планируете позвонить в организацию, нужно четко знать, с кем именно вам нужно поговорить (ФИО сотрудника, или его должность, или область его полномочий – например, начальник торгового отдела, или главный бухгалтер, и т.д.).
♦ Заранее нужно подготовить текст сообщения, который вы оставите принявшему звонок абоненту в том случае, если нужный вам человек в данный момент отсутствует.
♦ Перед разговором нужно четко сформулировать, что именно вы хотите сказать собеседнику (хотя бы в начале разговора).
♦ Информация, которая может понадобиться в разговоре (документы, выписки, протоколы, и т.п.), должна быть под рукой.
♦ Приготовьте и положите рядом чистый лист бумаги и ручку – возможно, в процессе разговора нужно будет срочно что-то зафиксировать.
♦ Имейте в виду, что момент для звонка должен быть удобен не только вам, но и собеседнику.