СОВЕТ
На время делового телефонного разговора рекомендуется отключить другие средства связи (мобильный телефон, ICQ, и др.), чтобы ничто не отвлекало вас во время беседы.
Во время беседы, если такое возможно, рекомендуется дать понять собеседнику, что ваше время ограничено. Например, уже в начале беседы можно произнести фразу вроде «Да, я могу уделить вам три минуты».
Еще один довольно распространенный способ борьбы со входящими телефонными звонками – это просто не поднимать трубку телефона. Правда, использование этого способа требует определенной психологической самоподготовки – ведь, как известно, рука интуитивно тянется к звонящему телефону. Можно поступить еще проще – просто отключить на время телефон; если у вас нет согласованного с руководством графика приема телефонных звонков (об этом рассказывается чуть выше), то перед отключением телефона имеет смысл поставить в известность непосредственного руководителя.
Для оперативного «фильтрования» входящих телефонных звонков удобно использовать телефонный аппарат с автоматическим определителем номера. Это позволит определить, кто именно звонит вам в тот или иной момент и, в зависимости от этого – решить, стоит или не стоит отвечать на звонок.
Кроме этого, в аппаратах с определителем номера обычно предусмотрена возможность ведения «черных» и «белых» списков телефонных номеров. Номера телефонов нежелательных абонентов можно внести в «черный» список – в результате им дозвониться до вас будет гораздо сложнее (ведь можно внести в «черный» список и домашний, и рабочий, и другие телефоны нежелательного абонента).
Если у вас есть секретарь, который принимает входящие звонки, или этим занимается кто-то из сотрудников отдела, то можно попросить его, чтобы он громко переспрашивал, кто именно вас спрашивает, затем задавал уточняющий вопрос – например: «Петр Ильич насчет погашения долга?» – так, чтобы вы это слышали. Узнав таким образом, кто вам звонит, вы знаком дадите знать, будете разговаривать с этим человеком или нет (в последнем случае человек, принимающий звонок, ответит что-нибудь вроде «он вышел» или «он в отпуске», в зависимости от обстоятельств).
Не менее важным является умение организовать свои исходящие звонки – это позволит существенно сэкономить затрачиваемое на телефонные переговоры время и повысить их эффективность.