Условия организации учета наличных денежных средств являются организационными и для их обеспечения руководством компании утверждаются соответствующие распорядительные документы, и процедура по учету денежных средств:
– Договор о полной материальной ответственности с кассиром или другими лицами, имеющим доступ в кассу и / или выполняющими обязанности кассира;
– Приказ о постоянном возложении обязанностей кассира на бухгалтера компании;
– Приказ о временном возложении обязанностей кассира на определенного сотрудника компании;
– Приказ о назначении комиссии для пересчета остатка денежных средств и иных документов строгой отчетности, в кассе с целью их передаче сотруднику, исполняющему обязанности кассира;
– Приказ об определении круга лиц, имеющих право подписи кассовых документов за руководителя и главного бухгалтера;
– Образцы подписей лиц, имеющих право подписи кассовых документов;
– Приказ о назначении круга лиц, имеющих право на получение в подотчет денежных средств в кассе организации;
– Приказ, определяющие сроки, в течение которых подотчетные лица должны предоставлять авансовые отчеты об использовании денежных средств компании.
Использование в соответствии со статьей 12 Налогового Кодекса РК контрольно-кассовой машины (ККМ) с фискальной памятью, для проведения денежных расчетов с потребителями, осуществляемые при торговых операциях или оказании услуг посредством наличных денег, платежных банковских карточек, чеков и выдачей контрольного чека.
Организация учета наличных денежных средств организации требует соблюдения определенных условий.
Для приема, хранения и расходования наличных денежных средств организации должны иметь кассу – специально оборудованное и изолированное помещение. В кассе должен быть сейф для хранения денег и ценностей. Во время работы кассира помещение кассы должно быть закрыто изнутри. Доступ в кассу посторонних лиц запрещено.
После ознакомления под роспись с Правилами ведения кассовых операций с кассиром в обязательном порядке должен заключаться договор о полной материальной ответственности за сохранность денежных средств в кассе, правильность оформления первичных кассовых документов и ведения кассовой книги.
Для учета кассовых операций применяются следующие типовые формы первичных документов и учетных регистров: