Еще одним психологическим аспектом деятельности секретаря-референта является его координирующая роль в организации. Секретарь по своему служебному положению и статусу относится к вспомогательному персоналу, поэтому он не может руководить и самостоятельно принимать решения, однако ему отводится главенствующая роль в качестве активного помощника своего руководителя. Деятельность секретаря-референта должна быть направлена на сотрудничество, которое характеризуется прежде всего стремлением достигнуть успеха в деятельности и учитывать при этом интересы другой стороны (других сотрудников, клиента, заказчика и др.), проявляя большую активность в достижении поставленной цели.
Психологи считают, что, изучая качества любого человека, нужно, по крайней мере, ответить на три вопроса.
1. Чего хочет данный человек? Что является для него привлекательным, к чему он стремится, что в жизни представляет для него наибольшую ценность? Это вопрос о его потребностях, направленности, стремлениях, интересах, чаяниях, идеалах, А в более узком смысле – вопрос о ценностной ориентации человека.
2. Что он может? Это вопрос о способностях и дарованиях работника; о приобретенных им знаниях, трудовых навыках, жизненном и профессиональном опыте.
3. Каким человек является? Это вопрос об индивидуальных социально-психологических качествах и моральном облике человека, о чертах его характера и темпераменте.
Часто черты характера человека раскрываются не сразу. Нередко они проявляются в особых ситуациях. Вот почему необходимо постоянно изучать каждого сотрудника в процессе труда, в его личной, семейной жизни, в его отношении к коллегам. Определенное значение имеют не только личные наблюдения, но и оценка человека другими работниками, особенно теми, с которыми он находился длительное время в производственной или непроизводственной обстановке. Полезной может быть характеристика, которую дает работнику его прежний непосредственный руководитель. При этом следует учитывать относительность таких субъективных мнений, возможность ошибок, предвзятость мнения или даже попытки дать неправильную информацию. Составив о том или ином сотруднике соответствующее представление, необходимо строить все отношения с ним с учетом его способностей, ценностной ориентации, особенностей характера и темперамента.