При изучении работников коллектива нужно использовать так называемый метод конкретной (относительной) оценки. Суть его в том, что при оценке сотрудников каждый раз пользуются критериями, характерными для условий данного коллектива. Другими словами, оценка работающих производится как бы в масштабе конкретно взятого коллектива.
Установка на сотрудничество в работе секретаря-референта прямым образом связана с проявлением доброжелательности и проявления эмпатии по отношению к другим людям. В содержание термина «эмпатия» входит не только понимание состояния другого человека, оно гораздо шире. В содержание этого термина включается также представление того, что происходит внутри другого человека (руководителя, клиента и т. д.), как он переживает и к чему в данном конкретном случае стремится. Наличие эмпатии – очень ценный и важный аспект деятельности секретаря-референта, поскольку эмпатия помогает осуществлять правильные действия как самому секретарю, так и посетителям. Важно заметить при этом, что такой дар, как эмпатия, зависит от типологии человека, его личностных особенностей, а не является результатом обучения.
Еще один важный аспект работы секретаря-референта – стрессоустойчивость.
Психологи различают два вида стресса: допустимая степень и слишком большой стресс. Нулевой стресс невозможен, так считают большинство психологов. А это значит: если стресс имеет место, то он есть в большей или меньшей степени.
Подчеркнем, что отличие от аффекта, стресс имеет совершенно определенные стадии протекания. Можно выделить три основные из них: импульс, адаптация (устойчивость), истощение, трем стадиям соответствует и эмоциональное состояние человека, для которого в момент стресса характерны раздражительность, вялость, дискомфорт, граничащий многих случаях депрессией.
Пожалуй, наиболее важным и сложным вопросом во всей проблеме стресса является анализ причин его порождающих. Если знать причины, значит можно найти способы избавиться от стрессовой ситуации. Подчеркнем, однако, что в чистом виде причины стресса выявить практически невозможно. Существует взаимодействие различных причин, которые самым неожиданным образом сплетаются и порождают стрессовую реакцию. Вместе с тем поиск доминирующей причины – это верный путь к успеху. Важно знать при этом, что разного рода причины оставляют различной глубины «след», следовательно, и стресс бывает более или менее опасным.