В более узком смысле классификацию служебных документов можно представить в следующем виде:
1. Директивные и распорядительные документы: законы, решения, приказы, постановления;
2. Административно – организационные документы: планы, уставы, правила, акты, отчеты, протоколы, служебные письма;
3. Документы по личному составу: заявление, автобиография;
4. Финансовая документация;
5. Отчетная документация.
Существует и другая система классификации документов. Ее можно представить в следующем виде:
А) по наименованиям – оформление всех этих документов унифицировано, но по содержанию они могут быть совершенно разными:
– служебные письма,
– приказы,
– протоколы,
– акты,
– докладные записки,
– договоры и т. д.
Б) по месту составления:
– внутренние (документы, составляемые работниками данного предприятия),
– внешние (документы, поступающие из других предприятий, организаций и от частных лиц).
В) по содержанию:
– простые (посвященные одному вопросу),
Г) по форме:
– индивидуальные – содержание каждого документа имеет свои особенности (например, объяснительное письмо),
– трафаретные – часть документа отпечатана, а часть заполняется при составлении,
– типовые, созданные для группы однородных предприятий. Как правило, все типовые и трафаретные документы печатаются типографским способом или на множительных аппаратах;
Д) по срокам исполнения:
– срочные, требующие исполнения в определенный срок,
– несрочные, для которых срок исполнения не установлен;
Е) по происхождению:
– служебные, которые касаются интересов предприятия, организации,
– личные, которые затрагивают конкретное лицо и являются именными;
Ж) по виду оформления:
– подлинники,
– копии,
– выписки,
– дубликаты;
З) по средствам фиксации:
– письменные,
– графические,
– фотокинодокументы и т. д.
Подлинник – экземпляр документа, составленный впервые, подписанный и оформленный по всем правилам. При потере или утрате подлинника документа организация имеет право выдавать владельцу документа соответствующий дубликат (с пометкой «дубликат»), который имеет такую же юридическую силу, как и подлинник.
Подлинником может быть только один документ, однако с него могут сниматься копии – повторное, абсолютно точное воспроизведение подлинника (с пометкой «копия»), засвидетельственное в установленном порядке соответствующим должностным лицом. На копиях служебных документов, требующих особого удостоверения, в обязательном порядке ставятся подпись руководителя и печать.