Потому, к примеру, поступивший запрос от СМИ лучше переадресовать коллеге, в чью компетенцию входит тема, и поставить обе стороны об этом в известность. Определить срок решения этой задачи и проконтролировать ее выполнение, даже если вы не являетесь руководителем этого отдела, для того чтобы избежать непонятных ситуаций в дальнейшем и предотвратить репутационные потери.
В-третьих, при организации работы уделите большое внимание четкому планированию. Для того чтобы все работало как швейцарские часы, огромное внимание нужно уделить тотальному планированию вашей деятельности.
План работы отдела нужно составлять на год, полугодие, квартал и неделю. При этом ставить в известность весь отдел об изменениях во времени проведения поставленных мероприятий. Для этого нужно быть в теме преобразований в компании, а также планируемых кадровых назначений.
Пункты планинга:
1. Планировать – установить порядок действий.
· Спрогнозировать правильный курс.
· Установить цели.
· Развитие стратегии (решить, как и когда достичь цели).
· Составить программу (установить приоритеты, последовательность и временные интервалы шагов).
· Бюджетировать (определить и выделить ресурсы).
· Установить процедуры (стандартизировать методы работы).
· Сформировать линию поведения по важным, часто встречающимся вопросам.
2. Организовать работу – выстроить систему работ для достижения эффективного выполнения цели.
3. Направлять – действовать на достижение желаемого результата.
· Делегировать полномочия.
· Мотивировать на работу.
· Координировать работу, особенно в наиболее эффективных комбинациях.
· Управлять изменениями.
4. Контролировать.
· Определить, какие данные необходимы, как и когда.
· Образовать стандарты исполнения.
· Определить степень отклонения от целей и стандартов.
· Откорректировать планы, запланировать заново и повторить цикл.
· Подвести итоги.
Информационную кампанию по любым вопросам нужно продумывать заранее, чтобы согласовать ее с руководством, продумать выпускаемые материалы, а может быть, даже успеть подготовить их и согласовать.
Большое внимание уделите анализу ситуации на каждом из пунктов деятельности. Если что-то пошло не по задуманному изначально плану, подготовьте альтернативные пути достижения поставленных задач.
Для этого нужно помнить о цикле планирования – от цели к реализации: